选择对业务有影响力但易于自动化的流程

1- 为了最大限度地发挥RPA的效果,请先确定那些在自动化执行后可以产生最大收益的流程。 这些流程往往满足以下特点

• 影响成本和收入:大多数有影响力的流程都成本高昂,并和客户有接触。例如,如果定价规则不明确,报价到现金流程可能会受到很大影响。报价到现金流程的速度和有效性对销售的进展或中断有决定性的影响。如果这些流程可以自动化,则这些流程将是很好的RPA候选过程。

• 执行量高:RPA的主要优势之一是减少人力投入。您应该优先开始自动化那些人工执行量最多的流程。

• 容错:如果一个流程自动化执行后不能处理任何错误,那么这个流程的自动化优先级需要降低,要么就应该添加一个质量控制流程以确保可捕获自动化执行中的错误。RPA机器人依靠用户界面(UI)执行任务。它们可能会由于UI更改或流程更改而出现错误。例如,对于大多数公司来说,自动执行发票到付款流程是有意义的。但是,超过一定金额的付款需要获得人工审核批准。

• 容易出错:流程中的手动错误越多,公司通过自动化此类流程获得的好处就越多。手动错误可能导致严重的客户体验或监管问题,尤其是在面向客户的流程中。

• 对处理速度敏感: 任何可能延迟向客户交付服务的过程都是自动化的良好候选过程,因为自动化可以使流程瞬间发生。

• 劳动力需求有波动:因为寻找临时工是很困难的。劳动力需求不恒定的流程迫使企业为低效的峰值需求而雇用员工。RPA机器人可以轻松向上或向下扩展,轻松管理峰值需求。

2- 选择可通过RPA轻松自动执行的流程。此类流程往往

• 基于规则:理想流程可以通过特定规则来描述。RPA机器人需要编程,如果流程的规则不能编程,那么这个流程不太适合用RPA。AI 可以接受复杂规则的训练,甚至可以发现人工执行时的一些并不明显的规则。但是,此类流程的自动化需要仔细观察 RPA 运行结果,因为可能存在 AI 错误识别规则的情况。

• 只出现极少数例外情况: 这与上面的”基于规则”的标准类似。但是,某些流程具有太多的未记录规则,因此即使这些规则是基于规则的,通过与领域专家的访谈来识别所有规则也十分耗时。此类流程不是自动化的良好候选流程。

• 公司特定的流程:这是行业内所有公司运行方式都相同的通用流程,还是您的公司特有的流程?例如,在大多数规模相似的公司中,费用审核也以类似的方式进行。构建用于费用审核的 RPA 系统比使用仅为此类流程构建的专用解决方案的成本更高且效率更低。如果你想知道某个流程(您期望能够自动化执行的)是否有相应的定制化工具,请向我们提问,我们可能知道答案。

• 成熟稳定的流程:将自动化部署到每天都变化的流程上完全是浪费时间,因为开发人员将花费大量时间进行维护。稳定的流程是自动化的良好候选。

• 不在新系统的路线图上的流程:升级旧系统可以比RPA更有效地实现流程的自动化。RPA机器人需要依赖屏幕抓取,并可能会带来错误。此外,为流程设置两种自动化方式没有意义。

最后,即使某个流程的整体上不适合自动化,它也可被分解成可自动化执行的子流程,在自动化时也会带来巨大的效益。

您还可以使用WorkFusion的方法,而不是我们用于识别正确流程的2步法。他们的方法比我们多几个步骤。这两种方法目标都是确定自动化流程并确定其优先级。

两种方法之间的一个主要区别是,我们建议在团队和管理层一致确定要自动化哪个流程后再设计流程的改进。由于流程改进是耗时的,因此只有在整个组织的观点都一致时再进行此过程。

说服组织

即使在自动化领域,最关键的因素还是人。

3- 获得管理层的认同:虽然”快速行动,打破现状”的口号正在盛行,但如果你为一家大公司工作,管理层的认同仍然是另一回事。在明确待自动化的流程和自动化可能带来的好处后,您可以为公司领导层构建一个令人信服的案例。关键字为 RPA、AI 和投资回报率 (ROI)。前2个是当前高管们觉得一定要投资的领域。至于投资回报率,高管应该要求了解任何其他投资的投资回报率。

4- 获得团队支持:您是要将内部流程自动化,还是将外包流程自动化?如果是一个外包过程,那么您实际上只是在节省开支,而管理外包流程的团队可能很乐意管理自动化流程。

但是,内部团队的情况完全不同。没有人愿意有一天醒来发现他们的工作是多余的。有必要与团队进行公开、诚实的讨论,讨论自动化将带来什么。需要涵盖的一些要点包括:

• 说服团队相信自动化变革。 说起来容易,但做起来难。除非您拥有强大的管理支持,否则不可能让团队相信自动化的必要性。

• 设计新的、更精简的团队

• 制定自动化后的计划措施例如冗余团队成员如何提高技能,以及他们可以加入哪些团队。

5- 说服相关的职能部门:

• IT/技术部门是最重要的利益相关部门,因为 IT 应该从技术角度批准重大技术采购。要问的重要问题是?

• 我们以前购买过任何 RPA 技术吗? 如果要查看列表,您可以让IT部门参考我们列出的RPA公司列表。如果以前有RPA项目,则最好了解谁是供应商,RPA 推出后的结果,并吸取以前的经验。

• 技术栈中的主要计划更改是什么? 例如,如果组织将在明年与Citrix合作,则最好在Citrix上完成 RPA 概念证明(PoC)。

• RPA卓越中心(CoE):大多数大型组织都在为RPA建立卓越中心。卓越中心的人员需要参与RPA项目。

• 数据/分析: RPA机器人会为其完成的每个操作留下记录。与数据/分析部门合作,确保机器人创建有价值且易于使用的数据,可以让RPA团队避免一些麻烦。

• 人力资源:如果 RPA 要在您的组织中发挥重要作用,那么培训 RPA 员工非常重要。这使得公司自己的员工能够维护现有的 RPA 项目和推出新项目。

6- 改进流程

流程因监管压力和市场压力而发展。虽然它们有时通过自上而下的精益或六西格玛项目得到改进,但这些项目很少而且成本高昂。因此,大多数流程都有巨大的改进潜力。

试想一下传真机在美国医疗系统中的使用。包括Vox在内的许多媒体都报道了美国医疗系统如何依赖医院共享记录以及传真或手工传递的文件,因为数字医疗记录并非以兼容的方式在不同机构之间构建。

因此,在继续进行 RPA 实施之前,在流程中寻找可以改进的地方是很有价值的,因为流程改进可以

• 简化流程

• 使其更容易理解,从而减少必要的编程和审核工作

• 改善客户体验

实施解决方案

7- 选择您的合作伙伴

我们有关于如何选择 RPA 提供商的详细指南。由于 RPA 是一个不断发展的领域,具有新的解决方案, 如免编程 RPA,因此在购买RPA解决方案时花一点时间了解需要注意的最新事项列表会很有帮助。

简而言之,您需要选择 RPA 技术提供商。如果您的公司人力不足,您可以与咨询公司或 BPO 提供商合作,帮助您的公司实现流程自动化。我们有 RPA实施合作伙伴的完整列表。

8- 开发您自己的解决方案

最开始需要准备详细的流程图,确定流程的哪些部分将实现自动化。下面是 WorkFusion的示例:

在准备流程图时,组织内相关方向专家的贡献至关重要。特别是流程没有很好的文档化时尤其重要。根据我们在大公司的咨询经验,大多数流程都没有良好的文档记录。

在澄清RPA机器人在流程中的作用后,可以对RPA机器人进行编程。在开发解决方案时,需要仔细权衡诸如快速部署与灵活性等方面。遵循成熟的精益软件开发方式和质量保证流程将确保业务和技术团队保持一致并不断进步。

最近的一项发展是RPA软件市场的推出,这些市场提供可重复使用的插件/机器人,以促进RPA开发。实施团队最好查看RPA平台的市场,了解有哪些现成的代码可以用,而不是重新造轮子。请随时阅读我们关于RPA市场和可重复使用RPA机器人的指南,了解更多信息。

9- 测试您的解决方案

测试的重要性怎么强调也不过分。我们解释了3种不同类型的RPA。例如,在参与自动化中,用户系统的微小差异可能会导致意外错误,例如某些用户使用的是MacBooks,甚至不同的屏幕分辨率也算。在测试之前,需要对所有主要方案进行彻底测试。使用历史数据可实现更接近实际的测试。

10- 运行测试:

• 设定测试目标: 这些目标可能涉及准确性(例如,成功处理的发票数量)或自动化能力(例如,在没有人工干预的情况下完成的情况)。

• 运行实时测试: 每天,负责流程审查的团队随机选择一些软件机器人的输出结果进行检查。

• 评估试验结果:进行详细的测试评估,评估时要考虑到罕见情况。只有在达到先前设定的目标时,才能结束测试。

11- 系统上线:

• 在当前团队的支持下,设计新的、机器人自动化驱动流程的管理方案。例如,建立维护机制,使机器人在流程更改时保持正常运行。

• 明确角色和责任划分

• 构建回滚计划:如果RPA解决方案在推出后需要重新修改,则回滚计划将非常有用。虽然这种计划大多数时候不会派上用场,但当真正需要实施回滚时准备好这个计划是十分有益的。

• 系统上线:: 向所有相关部门传达新流程并上线!

• 分析结果: 记录RPA实施后带来的成本节省并分析结果,为今后的RPA项目提供信息参考

12- 维护RPA安装

根据市场和监管的变化,您可能需要改变您的流程。安排一个有能力的团队负责维护对于今后RPA的成功部署至关重要。

如果您已准备好要实施RPA解决方案,请随时向我们询问匹配您公司规模和行业的供应商,以便您可以有效地开展工作