而企业的高管，特别是财务部门，运营部门的高管，甚至是销售老总，越来越害怕例外问题的产生，很多决策都需要层层把关，确保可靠。

例如某企业销售价格的确认流程如下：

由于产品个性化要求越来越高，很多客户在正式下达订单前，都要求企业提供其个性化的样品，而这样一来的样品不是个个都成交，十个之中难有一两个，因此，提供给客户样品后，企业不会在ERP中马上维护成品ITEM资料，对应的新材料ITEM也不会维护，因此，样品对应BOM没有维护，这样一来，就不能通过ERP系统计算出准确的成本，一但客户要订货，第一个动作就是要维护基础资料ITEM，然后维护财务信息与BOM，最后才能计算出成本，市场部门才能定出销售价格，通过客服反馈给客户。

若每个环节配合得很及时，在两小时内，我们是可以将价格反馈给客户，实际上由于每个部门的员工手头上都各自有自己其他工作，导致报价响应有可能不及时，若不督促，甚至有机会超过3个工作日。

怎么办？

是简化管理，通过建立统一模型，计算出一个模糊的价格，授权给客服报价，还是优化流程，加速流程的流转效率，还是找到适当的工具，提升流程的自动化程度，是摆在我们面前的挑战，能够两全其美吗？

下面的组合拳可以给我们启示，不足之处大家补充。

 

第一阶段 优化流程

1、组织适当的人员，老老实实研究现有流程的不足，提出变化的建议，同时以科学的态度反馈变化的原因；

2、客观反馈改变化对员工、客户的影响在那里，判断出对公司的竞争力是否有提升；

3、修改的流程必须满足业务的需求，并培训相关员工，确保对新流程的理解与执行；

4、要认识到新流程的执行就是企业的一个小小变革，必定存在一个过渡期，问题不可避免，要积极应对，主动检查与督促。

5、例外产生的预案要做好，如谁可以得到授权，及时处理例外，防止问题得不到有效与及时的解决。

6、在新流程未完整与培训前，不能随便替代现有的流程，避免业务受到不良影响。

7、新流程完成后，可以选择适合的事件进行运行测试，验证合理性后，再正式发布。

 

第二阶段 将流程IT化

IT技术一日千里，而我们很多企业内的管理员工，埋头工作，没有抬头看路。实际上我们早就有机会将流程管理进行IT化，不过在IT化过程中要注意几点。

1、流程IT化的优点要做到人人兼知：

自动流转 一个环节完成任务后，系统会自动发邮件或手机短信通知下一个环节的员工，不需要人工去打电话、发邮件。

可以查询：任何被授权的人，都可以方便找寻相关工作处于哪个状态，卡在哪个环节。

可以分析：任何一个事件事后都可以分析每个环节的执行情况，属于能力问题，就培训，属于资源问题的，加资源，属于态度问题的，就。。。

自动报警：流程出现问题，如长时间未处理任务，系统会自动发邮件或手机短信通知相关人员，让大家及时关注问题事件，确保得到有效处理，避免影响到业务。

 

2、流程IT化从一些角度上看，也存在缺陷，要想方法化解

工作量增加：员工体谅才行。

不熟悉操作：要及时、耐心培训，同时培训资料准备完善

害怕太透明：要说服大家理解。

 

3、持续改善，全员参与

 

 

结论

流程IT化，不会太节省具体工作上所用的时间，甚至可能增加各部门更多的工作量，但由于审批的自动化与电子化，可以更方便，有机会减少等待所浪费的时间，有机会提醒大家不要遗忘该做好的事，也有机会在事后分析的客观数据，让我们有机会优化流程与优化资源的配置。

从整体效果来看，流程IT化会提升工作效率，减少风险，为企业降低营运成本。