时间因稀缺性而变得重要

有效的管理者知道,时间是一项限制因素。任何生产程序的产出量,都会受到最稀有的资源的制约。而在我们称之为“工作成就”的生产程序里,最稀有的资源,就是时间。

时间也是最特殊的一项资源。在其他各项主要资源中,资金一项实际上是相当充裕的。我们很久以前就已经了解到,制约经济增长与经济活动的,并不是资金的供给不足,而是对资金的需求不大。此外另一个限制因素是人力,但总还是可以雇到人才,尽管雇到足够优秀人才并不容易。只有时间,是我们租不到、借不到,也买不到,更不能以其他手段来获得。

时间的供给,丝毫没有弹性。不管时间的需求有多大,供给绝不可能增加。时间的供需没有价格可资调节,也无法绘制边际效用曲线。而且,时间稍纵即逝,根本无法贮存。昨天的时间过去了,永远不再回来。所以,时间永远是最短缺的。

时间也完全没有替代品,在一定范围内,某一资源缺少,可以另觅一种资源替代。假如铝少了,可以改用铜;劳动力可以用资金来替代。我们可以增加知识,也可以增加人力,但没有任何东西可以替代已失去的时间。

做任何事情都少不了时间,时间是必须具备的一个条件。任何工作都是在时间中进行的,都需要耗用时间。但是对这项最特殊的、无可替代的和不可或缺的资源,绝大多数人却都以为可以取用不竭。有效的管理者与其他人最大的区别,就是他们非常珍惜自己的时间。

但是人却往往最不善于管理自己的时间。

管理者要学会诊断自己的时间

要提高管理者的有效性,第一步就是记录其时间耗用的实际情形。

许多有效的管理者都经常保持这样的一份时间记录,每月定期拿出来检讨。至少,有效的管理者往往以连续三四个星期为一个时段,每天记录,一年内记录两三个时段。有了时间耗用的记录样本,他们便能自行检讨了。半年之后,他们都会发现自己的时间耗用很乱,浪费在种种无谓的小事上。经过练习,他们在时间的利用上必有进步。但是管理时间必须持之以恒,才能避免再回到浪费的状态上去。

因此,第二个步骤就是要做有系统的时间管理。我们先要将非生产性的和浪费时间的活动找出来,尽可能将这类活动从时间表上排除出去。要做到这一步,可以试问自己下列几个问题。

1. 首先要找出什么事根本不必做,这些事做了也完全是浪费时间,无助于成果。将时间记录拿出来,逐项逐项地问:“这件事如果不做,会有什么后果?”如果认为“不会有任何影响”,那么这件事便该立刻取消。

2. 第二个问题该问的是:“时间记录上的哪些活动可以由别人代为参加而又不影响效果?”

3. 还有一项时间浪费的因素,是管理者自己可以控制并且可以消除的,这项因素是:管理者在浪费别人的时间。这种现象并不明显,但有一个简单方法可以诊断出来:去问问你的下属。有效的管理者懂得有系统及诚恳地问他的下属:“请你想想看,我常做哪些浪费你的时间而又不产生效果的事情?”问这样的问题,而且问得对方敢说心里话,才是有效管理者的角色。

消除浪费时间的活动 

上面介绍的三项诊断的问题,是关于非生产性的和浪费时间的活动处理。每一位知识工作者和每一位管理者都该自问那些问题。但时间浪费有时也是由于管理不善和机构有缺陷引起的,身为主管者也应予以同等的重视。管理不善不仅会浪费大家的时间,更重要的是会浪费主管自己的时间。

1. 首先要做的是,找出由于缺乏制度或远见而产生时间浪费的因素。应注意的现象,是机构中一而再、再而三出现同样的“危机”。同样的危机如果出现了第二次,就绝不应该再让它出现第三次。

2. 人员过多,也常造成时间浪费。

判断人数是否过多,有一个可靠的标准。如果一个高级管理人员,尤其是经理,不得不将他工作时间的十分之一花在处理所谓的“人际关系问题”上,花在处理纠纷和摩擦上,花在处理争执和合作等等问题上,那么这个单位就显得人数过多了。人数过多,避免彼此侵犯,也难免成为绩效的阻碍。在精干的组织里,人的活动空间较大,不至于互相冲突,工作时也不用每次都向别人说明。

3. 另一个常见的浪费时间的原因,是组织不健全。其表现就是会议太多。

所谓会议,顾名思义,是靠集会来商议,是组织缺陷的一种补救措施。我们开会时就不能工作,工作时就不能开会,谁也不能同时又开会又工作。一个结构设计臻于理想的组织,应该没有任何会议(在今天动态的世界中,这样的组织当然只是理想而已)。每个人应该都能了解他工作所必须了解的事,也应该都能随时获得他工作所必须的资源。我们之所以要开会,只是因为各有各的工作,要靠彼此合作才能完成某一特定任务。我们之所以要开会,只是因为某一情况所需的知识和经验,不能全部装在一个人的头脑里,需要集思广益。

但是问题在于会议太多。一个组织如果经常要以会议的方式来共同工作,那么行为科学家们出于善意而为合作所研创的各种机会,就将是多余的了。一位管理者花费在会议上的时间过多,便是组织不健全的表现。

4. 最后一项浪费时间的因素,是信息功能不健全。

例如,某一医院的院长,多年来一直为应付院内医生们的电话而苦恼。医生们打电话给他,要求他为病人安排一个床位。住院部都说是没有床位了,但这位院长几乎每次都可以找到空床位。原因是在病人出院时,住院部不能立刻接到通知。

当然,有没有床位,各病房的护士长随时都清楚,主办出院结账手续的出纳台也能随时知道。住院部的人,是在每天清早5点办理“床位调查”工作,而通常病人大多是在上午医生查房之后才办出院手续。其实像这样的问题,只要各病房护士长在填写出院通知单给出纳时,多填一份副本送住院部就解决了。

另一种同样常见的现象,是信息的表达方式不当。其后果有时更为严重。

以上所说的种种时间浪费的缺点,例如人数过多、组织不健全或信息系统失灵等等,有时是轻而易举就可以改善的,但有时也要花费许多时间和耐心才能改善。不过,只要你肯付出努力,这种改善的效果是很大的,特别是可以帮你省出许多时间来。

本文摘编自彼得·德鲁克《卓有成效的管理者》