库存管理系统是整个企业经营系统的一个重要组成部分，它和计划管理、采购管理、销售管理及生产管理等有着密切的联系，如图1所示。计划管理人员根据库存物料的种类、数量和质量情况制定物料的数量计划和供应时间计划；采购管理是库存管理的重要项目，采购人员希望订货次数少、订货批量大以获得价格折扣和节约运输费用，但使库存保管费用大大提高，因此采购管理必须根据降低成本的原则调整采购次数和订货批量；库存管理直接影响销售管理，尤其是库存不足时，企业的信誉下降及缺货损失不可估量；库存管理同时还是生产管理的辅助系统，它在均衡生产保证生产顺利进行方面起着重要作用。

 

 

图1 库存管理在企业中的作用

    通常，库存管理成本每年会占到平均库存值的20％～25％，库存管理的重要性、地位和作用越来越受到企业领导的重视，随着技术的进步及市场竞争的加剧，众多中小企业开发出符合企业实际的库存管理系统。本文以上海某纺织机械厂为例，介绍基于数据库的库存管理系统的研究与开发。

1 基于数据库的库存管理系统功能框架

    图2为上海某纺织机械厂基于数据库的库存管理系统功能框架，该企业属于中小企业，采购的物料通常要经历原材料(及辅料如刀量具及工位器具)、在制品、半成品、成品(经质检后的半成品)的过程。企业以产品自制为主导，因此在制品是企业库存管理的难点，不仅数量庞大、种类繁多，且时时刻刻存在。在制品数量过少，引起产能(人力和设备)利用不足，将造成停工待料，若在制品过多，则使其储放面积大、搬运费用高、生产控制系统复杂，甚至造成生产的混乱，在制品应该由仓管员和生产操作人员协同管理，控制好在制品的数量和流人流出时间，使其正好满足生产进程的需要。

 

 

图2 基于数据库的库存管理系统功能框架

    无论是对原材料、在制品还是成品的管理，若要及时、准确地掌握库存状况信息，必须借助于数据库技术及企业网络共享数据，控制库存量，达到合理库存的目的。
 

2 库存管理系统模块

    对照图2可以看出，基于数据库的库存管理系统主要包括库存基本信息管理模块、入库管理模块、出库管理模块、统计汇总管理等模块，下面进行具体介绍：

    2．1 库存基本信息管理

    主要包括编码管理、操作权限的设置、库存手册的录入及其他基础数据等。

    编码管理：仓库、储位、人员、库存物料等的分类及标识码，代码的编写原则是体现重要属性，如在辅料库中工具分类是属于刀具还是量具，次要信息填写在信息卡其他栏目里并保存到二级数据库中，以免码位太长；另外代码的编写体现相对固定的不常改变的属性，如物品的自制、外购、外协属性等易改变的属性不能在码位中进行体现。

    操作权限设置：原材料的进出存权限、产成品的进出存权限、表单数据录入权限、重要数据的审核权限、库存盘点权限、检索库存权限等设置。

    库存管理手册的录入及其他基础数据等：如物料抽样方案和物料检验项目的规定；物料的退货规范及政策的录入；库存管理系统运行前，各物料期初数据的录入，以及设置各库存物料的报警线，对每一物料设置库存的上下限和标准存量值，并根据企业状况及市场变化经常调整，使其始终保持最佳值。

    2．2 入库管理

    物料的入库是库存管理的起点，包括入厂检验(型号、规格、数量、质量等检验)、物料入库、物料发票入库等。

    入库类型有多种，如采购入库、销售退货、借出还入、生产入库(在制品、半成品、成品入库)等，不同类型对应不同的入库单据，如原材料采购入库必须注明日期、物料名称、数量、科目、结算办法，还包括发票号码、供货商、物料单价、税率、总价等，这些信息对成本核算等具有重要意义。而图3为以自制件为主导的上海某纺织机械厂使用频率最高的在制品交库单，即车间工作人员按任务单完成规定工序后入库的凭据，必须注明批次、物料码、物料名称、已完成工序、重要性(如A、B、C类，A类最重要)、数量等等，一批零部件对应一张单据，同时，系统自动检索该零件的工艺过程卡，如加工牵引辊共有十道工序，第十道工序(最后一道工序)加工完成提交入库单时进入半成品库更新相应的半成品结存数量，否则调整在制品库中对应的零部件库存数量，并为其分配相应的库位(库号、行号、列号、层号)。

    入库管理不仅包括不同类型入库单据模板管理，还包括入库信息的编辑、查询、打印等。入库数据是库存管理的源数据，必须建立数据审核和检查机制，只有负责人校对签字后才能生效；并且当发生入库货物退货时可通过“作废验收入库”来实现，这样记过账的入库单不进行修改和删除，因此作废的入库单仍能查到，进一步保证了账目的完整性。

2．3 出库管理

    出库是交库的逆过程，包括销售出货、生产领料出库(在制品、半成品、成品出库)、借货出库和采购退货等，出库前必须对库存余量进行查询，最大领料数量要受到库存量的限制，对于库存量小于库存报警线的库存品种，按照预先的设定向库存采购审批人员发送E—mail，采购部门根据BOM表计算确定其订购量，及时补货。

    出库管理必须采用先入先出原则，如企业常用的钢铁类原材料，囤积日久，易受潮生锈、甚至出现裂痕或变形；而对于某些粉末状的物资，若保存时间太长易结块或变质。先入先出法保证剩下的物料都是新的，即便库存增加，质量也不容易下降。

    本系统根据物料码自动检索并按原材料入库日期或在制品批次进行排序，保证先入库物料先出库。出库管理要保证发放数量准确，发放日期不拖延，发放记录清楚。出库单主要记录出库时间、出库单编号、物料码：物料名称、数量、经办人、负责人、用途等信息。一旦出库单确认无误输入到数据库后，仓库中的库存结存量自动减少。
 

入库和出库数据的准确性直接影响管理及生产计划过程，因此，仅有少数的几个仓管员对出入库

    数据进行录入及处理，大部分库存相关人员如计划、采购、销售人员无权进行数据的更新操作，但可以快捷地查询、打印到相关表单数据等，图4为在制品入库、出库信息卡，只能浏览不能编辑和更改，从交库单和出库单自动得出，信息卡提供了在制品出入库的完整记录。

 

2．4 统计与汇总

    统计和汇总是库存管理系统的重要功能，不仅可以将管理人员从枯燥的手工统计计算工作中解脱出来，而且可以从大量原始数据中抽取和推导出有价值的、直观形象的数据信息，作为控制和决策的依据。在本系统中，统计和汇总是自动进行的，应用程序根据用户提供的单一或复合条件，将数据库中数据按要求进行排列重组后输出，源数据修改，统计结果自动改变，不仅大大提高了统计的效率，而且数据的准确性和一致性好。本系统的统计和汇总主要包括以下几方面：

    2．4．1 各种月度结存报表

    包括月度在制品零件(套件)结存表、月度半成品零件(套件)结存表、成品出库统计表等。图5为月度半成品零件结存表，表中记录了物料码、物料名称、上月底结存、本月入库数、本月发出(成品库、发装整机、报废修机)、本月底结存、成品资金(原材料费、工资、厂外加工费)等。  2．4．2 供货单位供料及企业各科室领料统计

    将各供货单位物品规格、金额及次品退货情况进行累计汇总，便于与各供应商财务结账；统计各生产车间、各科室物料领取情况，对于定额内领料费用厂部统一负责，而对于定额外的领料费用则从部门切块经费中扣除，鼓励节约杜绝浪费。

    2．4．3 在制品实动工时的汇总

    在制品交库单在统计中有重要作用，根据交库单上的已加工工序对照工艺过程卡中每道工序的工时定额累计该零件的实动工时，它直接影响生产车间计时工作制人员的工作量和工资计算，另外可根据产品BOM表合计产品零部件总的实动工时，以便进行产品成本核算。

    2．4．4 呆滞物汇总

    统计库存管理系统中存储时间过长如半年或一年内库存数据无任何动态变化的物料，以便对其数量、种类、金额进行分析，及时提醒计划人员作出处理意见如退还给供应商、低价出售给其它企业、报废等，既减少了保管场地和设备又盘活了库存资金。

3 其他关键问题

    3．1 数据库管理

    本系统采用Visual Basic和SQL Server数据库开发，数据库在数据的收集、存储、检索及其他数据处理方面有着无可比拟的优势，系统大量利用SQL Server数据库中触发器、视图、存储过程等工具，确保数据的安全性和完整性，并大大减少了数据的冗余。在数据库创建后，必须装载数据，即将分散在企业各部门的各种数据文件、原始凭证或单据通过扫描、手工输入、程序自动输入等方式进行分类和综合，去除重复多余数据表项，并将其转换成与数据库系统相适应的数据结构和格式，输入到数据库中，数据的载入是系统正常运行的基础。本系统数据集中存放在中央数据库中，数据库主要包括原材料库、辅料库、在制品库、半成品库、成品库、表单数据库、权限库、工艺库、产品库等。

    3．2 库存盘点作业管理

    库存管理是一项繁琐的工作，每一环节都可能存在失误，如保管中物料自然损耗、丢失，接收和发放时记错帐、看错数字等等，都会导致库存账面与实物数量不一致。

    盘点的目的一方面是为了核对数量，进行盈亏调整，动态地向生产、销售和采购等相关部门的决策和计划人员发布实时准确的物料信息，以便及时调整生产(如对库存过多的物资适当延长采购周期)；另一方面可对数量差异大的物料要分析其原因，避免类似情况发生；同时，企业可根据盘盈亏情况及物料摆放情况对仓管员实行相应的技能指标综合考核，对仓管员的工作进行激励和监督。

    库存盘点按照ABC分类法进行，企业对所有的物料施以同等程度的控制和重视是不科学的，ABC分类法可以做到突出重点，兼顾一般的原则。对于A类物料，品种数量少(占库存品种的10％左右)，金额高(占库存资金65％左右)，一旦短缺，后果严重，如非标刀具，必须经常盘点，密切掌握库存信息变化动态，根据企业实际定为两月盘点一次。B类物料，占库存品种的25％左右，占库存资金25％左右，如螺钉螺母等标准件，采购方便，属于一般重要的库存，三个月盘一次。C类物料，是物料的大多数，但重要性最低，占库存品种的65％左右，仅占库存金额的10％左右，可以每六个月盘点一次。

    盘点表单的数据项主要记录盘点日期，件号、名称、账面数量、盘点数量、数量差、账面金额、盘点金额、金额差、经办人、备注等。

4 结束语

    库存管理是一项复杂系统的工程，它受到企业管理模式、人员素质和组织结构等多方面的制约。本文从企业实际出发，对库存管理过程进行控制和优化，系统的主要特点如下：

    1)所有的库存数据通过数据库集中存储和管理，而且库存数据通过企业网络可以通畅地传递到企业各所需部门，对库存进行了规范化和集成化管理。

    2)提供库存操作的统一平台，不仅使次数频繁的进货、退货、入库、发料、退料、库存数据备份、更改和查询等得以顺利进行，更重要的是高效地对海量的库存数据进行分析、比较和统计。

    3)数据库及网络技术的应用，使库存管理人员及相关人员及时把握每日迸、出、存库存动态，库存管理效率的提高使错账率、缺货损失、积压资金大幅减少，库存管理在平衡生产、促进销售和降低成本等方面发挥显著的作用。