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基于流程的企业核心知识管理研究
司强 庄文君 王本东  E-Works     编辑:德仔   图片来源:网络
知识管理的价值和作用已为各行各业所认同,但目前主流的知识管理关注的仍是如何收集知识、如何将收集到的知识进行分类、如何提高知识检索
 知识管理的价值和作用已为各行各业所认同,但目前主流的知识管理关注的仍是如何收集知识、如何将收集到的知识进行分类、如何提高知识检索的效率等基本的技术问题。从而知识管理也面临着一系列问题:企业在导入知识管理时,力求全面而没有重点;企业的知识管理只是孤立的管理系统,并没有与企业的业务、流程、竞争力等因素有机地结合;等等。由于这些问题的存在,企业尽管投入巨资打造知识管理系统,但却难以达到预期的成效,有些还以失败告终。因此,为了建立起富有成效的知识管理体系,企业必须有所为,有所不为,把知识管理的重点放在影响企业生存与发展最重要的知识——核心知识上面,即通过建立企业的核心知识管理体系,来提高知识管理的成效。

一、企业核心知识的内涵

    知识的本质比信息更丰富、更复杂。如果将企业看成是一个知识的集合体,那么在众多的企业知识中,企业的核心知识是关键,处于企业知识的最核心层。关于企业核心知识,目前学术界并没有形成统一的认识,不少学者都提出了自己的观点。

    应力(2001)等根据各种知识在企业中的作用,将知识划分为一般知识、基本知识和核心知识三个层次:一般知识是指对企业生产过程没有主要影响的知识;基本知识是整合为一个业务的知识,它可以提供短期优势,如最佳实践;核心知识是指提供或可以提供竞争优势的知识,是一个企业区别于另一个企业的主要内容,是形成核心能力的主要部分。①维娜·艾莉则认为,核心知识属于对特定商务而言是独一无二的专长、知识和技术知识的范畴,它们构成了企业的工作内容或主观条件,是一种由智慧和经验融合起来的组织知识,反映了企业的本质。②企业核心能力理沦认为,企业独特的累积性知识为企业提供了持续竞争优势,这种独特的累积性的知识通过企业的价值创造过程,为企业带来竞争优势,是企业独特的、难于被其竞争对手模仿的、能够为企业创造价值的核心知识资源。③我们认为,企业的核心知识是与企业目标与职责直接相关的、与企业核心业务相对应的知识。核心知识是企业知识中最有价值的部分,是企业核心能力的源泉。其特点是:与企业职责高度关联,对企业有明显的价值和实际效益;虽然管理与发展的难度较大、成本高,但是必须定义、管理的知识;经过充分的验证和评估。被企业认定,关键复用率高,影响大;具有明确的个性、独特性,不容易被轻易获取或复制;物化的表现形式可以为课件、文章、著作、规范、章程、流程、模版等;适宜于在企业内的学习和传播;有一部分核心知识可能足隐性的、暂时无法或不能被物化的。

二、企业核心知识的属性

    传统的知识元模型包括知识的七要素,它可以描述一个特定的无知识。七要素知识元模型分别描述了知识的内容、知识的专业属性、组织属性、产权属性、知识创建者、创建时间和知识版本属性。但若考虑企业的核心知识时,七要索知识元模型就显得不够完善了。我们认为,企业知识管理的重点是核心知识。为了定义核心知识,知识元模型应具备九要素,即除了传统的七要素外。还有两个重要的要素(或称为核心知识的丰要属性),即相关性和确定性。正确理解核心知识,必须要明确核心知识的属性。核心知识的主要属性包括相关性和确定性。

    l、核心知识的相关性。

    知识除具有本身的领域、时代、发展阶段等特性外,知识间也存在着复杂的相关性,如在知识内容上的相关性,认识规律上的相关性,甚至在发展过程中人文或社会意义上的相关性等。然而,知识的价值在于应用,在知识应用过程中,由于应用对象的需求,将使知识产生另一种极其重要的相关性。即企业核心知识与企业完成和实现它们职责的相关性。而核心知识的相关性足指与完成企业职责行为的相关性,在支持企业职责时与其他知识的相关性。

知识与企业职责的相关性可以帮助我们确定企业知识管理的对象子集。这样,即使面对飞速增长的知识,我们也可以合理的资源取得知识管理最大的消费比,从而从根本上避免知识管理中资源(搜索效率、存储容量……)的瓶颈。反之,知识的泛收集策略将很快导致知识库成为一个充塞着大量“垃圾知识”的垃圾库,甚至使整个知识管理成为无效的管理。因此,对核心知识相关性的进一步研究将帮助我们进一步提高核心知识应用的效率。

    核心知识的相关性,一方面是指企业在确定了自身的战略日标和职责后,为完成这些职责需要将员工组织成不同的团队,执行不同的流程并对结果进行评估和分析。为提高工作的效率和效能,需要相关的知识的直接支持。另一方而,是指在支持企业行为时不同的知识间的相关性。由于企业行为的复杂性,为有效地支持企业行为,在多数情况下,往往需要多种不同方面,甚至不同领域的知识的组合支持,使离散的知识形成一个关联的体系。因此,在企业活动中,知识的体系化的重要性高过单项知识的专业性。这也说明了重视知识的相关件并在此基础上将知识组织成为支持企业行为的体系的重要性。

    2、核心知识的确定性。

    核心知识的确定性是指知识在企业内是否已被验证和确认的性质。实际上,这也是知识在企业内被有效地共享和应用的前提。

    在传统的知识管理中,由于忽略了知识对企业的确定性(被企业认可的属性),在实际应用中常常会出现这样的困惑:检索到的知识或对问题的解释是不同的甚至是矛盾的,这样,寻求帮助的人在应用所检索剑的结果前,就必须对知识的适用性进行判别,或对知识的适用性进行验证,而对知识适用性的判定或验证在实践上往往都不是一项简单的任务。如此,知识的复用将变得困难甚至无法进行。因此,企业对知识的认定也即对企业核心知识的确定性的认定也是极其重要的。

    企业的生存、发展极大地依赖于企业的运作效率。如果在知识应用前都需要应用者进行适用性的判定甚至验证,将不可能期单知识得到高效的应用,从而严重地影响知识应用的效率,甚至使知识管理和应用流于失败。三、基于流程的企业核心知识管理

    企业的核心竞争力是企业生存与发展之根本,它由企业的各核心业务的核心竞争力构成。企业的核心业务由企业的核心业务流程来支撑,而企业的核心业务流程则需要运用企业的核心知识来管理和运营。因此,厘清企业核心竞争力与核心知识之间的递进逻辑,有利于理解企业核心知识的重要性,有利于探索企业核心知识的管理方法。

    l、核心竞争力。

    美国经济学家普拉哈拉德和哈默于1990年在《哈佛商业评论》上发表的论文《企业的核心竞争力》中,首次提出“企业核心竞争力”这一概念,他们认为,企业核心竞争力是持续竞争优势之源。核心竞争力之所以能给企业带来持续的竞争优势是因为其具有价值性、独特性、不可模仿性和不
可替代性。

    近年来,随着知识经济理论的兴起,许多研究者认为企业核心竞争力是知识经济的产物。在知识经济条件下,企业是一个知识的集合体和学习的组织系统,企业之间的竞争在很大程度上取决于他们使用知识和创造知识的能力,而致力于将企业的知识资源转化为提高企业效率、反应能力、创新能力,从而提高企业核心竞争力,则是知识管理的任务。

    2、核心业务。

    企业核心竞争力渗透于整个企业组织之中,是企业一系列技术和能力的有机整合,它能使企业的一项或多项业务达到国内外一流水平。对于一个企业而言,其核心业务是生产经营中的关键环节,它是企业擅长的、能创造高收益和高附加值、有发展潜力和市场前景的业务,它与企业的经济效益密切相关、对企业的战略目标有着重大影响,高效率的核心业务流程是形成企业核心能力的关键因素。具体的核心业务有:对企业的利润有重大影响的业务;对顾客所看重的价值有重大贡献的业务;对企业的战略目标有重大影响的业务;决定企业发展前景的业务;对企业的持续竞争优势有突出贡献的业务。

    核心业务拥有高水平的人力资源、核心技术、营销技术,高质量的管理能力,灵活柔性的组织架构,它们最终体现为获利能力、市场份额、企业形象及公众对企业产品和服务的认同等,核心业务决定着企业的竞争优势和企业的生存与发展。企业的核心业务是核心竞争力的重要载体,核心业务能力是核心能力的重要组成部分,核心业务能力的强弱对食业核心竞争力的强弱起着至关重要的作用。因此,要提高企业的核心竞争力,必须从加强核心业务管理和提高核心业务能力入手。

    核心业务能力是相对于核心业务而言的,是核心业务的支撑与运作能力。核心业务能力与核心竞争力是两个不同的概念范畴,其主要区别在于,核心竞争力是从企业整体范围来考察的。是形成企业竞争优势的各种独特知识、技能和企业无形资产的有机组合,而核心业务能力仅指一个单项核心业务的行为能力。核心业务能力与核心竞争力的关系是局部与整体的关系,企业核心业务能力是企业核心竞争力的一个重要组成部分。

    因此,一个企业要想培育其核心竞争力就必须先提升核心业务能力。企业必须能够正确识别自己的核心业务,围绕核心业务来配置企业所拥有的资源,建设独具特色的核心业务和核心业务能力,从而为企业带来差别化的竞争优势,以达到提升企业核心竞争力的目的。

    3、核心业务流程。

    任何一个企业都有许多相互联系的业务流程和业务活动,其中只有一部分流程和活动对企业的生产经营是至关重要的,它们是企业竞争优势的决定因素。这些关键业务被称为企业的核心业务,而这些关键流程我们称之为企业的核心业务流程。核心业务流程是核心业务的支撑,它的质量决定了企业经营管理的实际运行效率和效益。在确定核心业务后,企业就应重建其核心业务流程,以利于核心业务流程的高效运作和培育及提高企业核心竞争力。

    要保证流程的高质量,首先必须设计出合理、有效的核心业务流程。核心业务流程设计质量的高低取决于企业的知识存量以及组织学习知识、更新知识和运用知识的能力。其次,要确保核心业务流程能够被有效率的运行。员工是企业业务流程活动内容的承担者,企业业务流程运行质量绝不会超过企业所有员工的管理操作水平。员工必须具备一定的知识和技能,并且得到充分发挥,才能保证企业业务流程运行质量。

    4、企业核心知识管理。

    企业的目标是创造价值,企业的竞争优势归根结底产生于企业为客户创造的价值,企业价值创造活动包括设计、生产、营销、交货以及对产品起辅助作用的各项流程活动,其中每一种流程如何构造、流程间如何协调、流程如何执行、什么样的输出是有利的,这些都需要相关知识的支持,特别是企业核心知识的支撑。因此,对流程中的核心知识进行有效管理是企业业务流程运行和优化的重要保障。

    普拉哈拉德和哈默认为,核心竞争力是“企业中的集体知识,尤其是协同不同的产品生产技能,以及对多样化的技术进行集成的知识”。①哈默还进一步指出,“一种核心竞争力包括隐性知识和显性知识”,这里的隐性知识包含技能知识和人力知识,显性知识包含事实知识和原理知识。②核心知识是知识管理的重点,因此,核心知识是企业获得持续竞争优势的根源,企业要想在竞争中立于不败之地,必须高度重视对核心知识的管理。要提高企业的核心竞争能力就必须有效地完成“核心知识的获取→核心知识的处理→核心知识的传递→核心知识的应用”这一完整的过程。知识管理就是通过引导和约束这四个环节,促进核心知识生产和流动,使核心知识在使用中实现增值,从而达到提高企业核心竞争力的目的,并最终实现营造企业持续竞争优势的终极目标。

    由上分析可知,企业的核心竞争力是企业核心业务的竞争力体现。企业核心业务的竞争力需要其核心业务流程的支撑,而企业核心业务流程的顺利运行有赖于分布于核心业务流程各个环节中的核心知识的支持。因此,追根溯源,企业核心竞争力实质上源于企业的核心知识。为了提升企业的核心竞争力,企业需要提高对知识的积累、创新和应用能力,特别是企业核心知识的整合。为此,企业必须从流程的角度出发,建立基于流程的核心知识管理体系,充分发挥企业核心知识对核心业务及核心业务流程的支撑作用,以达到最终提升企业核心竞争力的战略目的。四、构建基于流程的企业核心知识管理平台

    企业知识管理的相关任务必须与日常工作任务结合在一起并融入到日常业务流程中,不应与日常工作相脱节。为此,町以按“企业战略——核心能力(核心业务)——核心(业务)流程——核心知识”的逻辑步骤来管理企业的核心知识,从而实现业务流程与企业核心知识的有机结合。

    (一)知识管理与企业业务流程结合之识别核心业务

    一个企业可能有一项或多项核心业务,企业的知识管理只有与这些业务密切结合才能取得显著成效。企业在实施知识管理项目时,首先要明确哪些业务对企业的成功起关键作用,找出这些核心业务,然后针对这些核心业务制定正确的知识管理对策。这里的关键点在于核心业务的识别,其识别方法是:

    l、关键目标分析。审查企业的长期战略目标,确定当前的关键目标,分析要完成关键目标所需要进行的业务流程,确定关键业务流程。也就是找出对企业关键目标有重大影响的业务流程。

    2、顾客价值分析。核心业务流程必须对实现顾客所看重的价值有重大贡献,因为价值是顾客对企业提供的产品或服务所愿意支付的价格,所以首先要分析是什么令顾客满意,为什么顾客愿意为这种而不是那种产品或服务付出较多的钱。哪些价值对顾客来说最重要,产品或服务中令顾客满意的这部分价值主要足通过哪种业务活动来创造的,找出这些能给顾客带来核心价值的业务,就可以加强对这些核心业务活动的管理。

    3、竞争优势分析。从企业的竞争优势来考虑,核心业务应是形成一个氽业与竞争对手差异化的基础,也是该企业比竞争对手做得更好的关键所在。因此,核心业务必须对建立和保持企业的竞争优势有显著的贡献,核心业务能力应是企业核心竞争力的关键部分,核心业务所采用的技术、所提供的产品或服务必须是独树一帜的,能给企业带来持续的竞争优势。

    (二)知识管理与业务流程结合之识别核心业务流程

    企业各项业务是否有竞争力,取决于资源配置方式的优劣,如何配置资源主要表现为企业做事情的方法,即企业的流程。流程是任何企业运作的基础,企业所有的业务都需要流程来驱动,就像人体需要血脉流程驱动各个器官一样。因此,为了实现与企业业务活动的紧密结合,知识管理需要进一步落实到企业的业务流程中去。

    人们已经认识到,企业众多相互联系的业务流程和业务活动中只有某些流程和活动为企业创造价值,塑造企业赢得竞争优势,这些流程和活动对于企业经营的成功至关重要,只有对这些流程实施重构才能取得显著的成效。因此,为了提高运营效率和降低成本,企业在进行流程重组和优化时应围绕核心业务流程展开,即选择那些对企业经营成功起关键作用同时又适合实施的核心业务流程作为流程再造的首选对象,然后围绕这个经过再造的核心流程,将企业的其他流程系统作一个适应性的调整。这一过程的首要任务是识别出企业的核心业务流程。企业核心业务流程识别有两个基本视角:一是内部视角,即从企业内部出发,来分析和判断业务流程及流程中的活动对企业的重要程度。首先对流程活动进行分析,然后对若干活动所构成的流程进行分析和评价,根据各项业务流程相对于企业的重要程度确定其对企业性能的影响,对企业功能实施影响较大的业务流程即为核心业务流程;对企业功能实施虽然必不可少,但业务流程的性能高低对于企业整体性能影响不大的业务流程即为非核心业务流程。二是外部视角,即从企业外部出发看待企业业务流程,也就是站在顾客的角度观察和分析业务流程及流程中的作业对顾客的重要程度,对于提高顺客满意度必不可少的业务流程。就是对顾客特别重要的业务流程,即为核心业务流程;对于提高顾客满意度可有可无的业务流程,也就是对顾客相对不重要的业务流程,即为非核心业务流程。

    (三)知识管理与企业业务流程结合之企业核心知识

    业务流程的有效运行需要知识的支持,因此,对流程中的知识进行有效管理是企业业务流程运行和优化的重要保障。核心知识的识别是企业知识管理成功的基础,企业应着重关注核心知识,以利于知识管理工作的顺利开展。核心知识的判断有四方面内容:①价值性。必须能够为企业创造价值。一项知识是否有价值关键是看能否帮助实现企业的目标,而企业目标的实现关键在于那些起关键作用的事件有没有得到很好的完成,因此判断一项知识是否有价值可以从它所支持的关键事件来判断,如果事件是核心流程的关键事件,而知识又对关键事件有重要的支持作用,那这项知识就是核心知识。②独特性或稀缺性。企业相对独有的、专利性的知识。③可学习性。能够被有效共享,可以被学习、传递和呵持续发展的知识。④相关程度。与企业职责、核心流程、关键事件高度相关的知识。在具体应用中,可以通过向企业领导、员工、客户和合作伙伴进行访谈,得出他们所用到的知识的重要性程度评价,然后知识管理专家汇总作最后的评价,得出哪些是企业的核心知识和一般知识。

    核心知识的发展、形成,存在着从识别(相关性的确定)到物化,到认定的三个阶段。在识别阶段,需根据企业的职责和核心流程分析对完成职责能力的需求,并进一步基于相关性分析对核心知识的需求。在此基础上识别出企业的核心知识。在物化阶段,需根据企业应用需要和应用环境,制订核心知识物化的规范、标准和模版,使核心知识在企业内高效率地得到传播、复用。物化后的核心知识应在使用中进行验证。然后由专门的知识专家和职责的承担者负责评审与认定。企业知识管理系统的使用者在企业知识管理系统中检索获得的结果都应明确地告知该知识所在的发展阶段(已定义待发展,已物化待认定,已认定),从而帮助使用者确定知识应用的正确方法,使核心知识的复用具有更高的效率。

五、结论

    企业知识管理的重心应放在对企业核心知识的管理上。才能充分发挥其作用。本文针对现有企业知识管理理论体系中的不足,从企业知识管理的实际需求出发,进一步界定了企业核心知识的主要属性。提出了基于流程的企业核心知识管理的分析框架。构建了基于流程的企业核心知识管理平台。

    企业核心知识是核心竞争力的根源,并且给予业务流程以支持,因此,企业应以业务流程为导向,通过识别核心业务、核心业务流程以及嵌入核心业务流程中的核心知识来实现对企业核心知识的有效管理,从而实现增强企业核心竞争力的战略目的。
本文作者:司强 庄文君 王本东 来源:E-Works
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