信息化项目投资效益分析的一个方法与案例

李劲华

在国家的指导和支持下,加上市场经济和全球化的影响,中国的企业加快了信息化的进程,为了让IT的投资价值显现出来,需要一种合理的评估和效益分析方法。信息化项目的投资效益分析出现的许多理论、原则和方法,例如:总体拥有成本TCO、经济增加值EVA、总体经济影响TEI、平衡记分卡BSC,等等,但是,这些方法由于下列主要原因,使得企业常常感到无从下手,不能计算出信息化项目的投资效益:

缺乏可操作性:这些方法都没有给出具体可以运用的具体步骤和工具;

没有统计数据:这些方法基本上是源自国外,其中使用的指标和数据不能直接应用;

缺乏应针对性:这些方法的通用性强,但针对性弱,它们既可以应用到CRM、ERP,也可以应用在PLM或者EIP,在实际应用中缺乏说服力。

最近几年,国家和地方政府为了推广信息化进程,利用各种形式投入专项资金,扶持企业的信息化建设。笔者所在的企业曾分别获得国家和省政府的信息化贷款、拨款等资助。由于信息化专项资金额度巨大,企业在决定是否申请资金、需要多少的时候,除了考虑企业的发展,最关心的就是信息系统的应用效果,什么企业可以收回投入资金并获得赢利。

下面,结合笔者所在公司获得国家信息化资金支持后,介绍我们在信息化项目投资分析方面的具体实践,期望给国内同行更多的帮助。为了方便起见,以后称笔者所在公司为X公司。

1.1. 信息化效益分析的考虑因素

我们认为信息化项目经济效益分析模型的构成主要有三个方面:指标、参数和数据。简单而言,指标是济效益分析模型的变量组,是分析信息化经济效益的一组计算公式,可以包括例如总体经济影响TEI、财务净现值NPV、总体拥有成本TCO等,合适的模型指标可以充分表明信息系统应用的整体经济效益。这些模型元素通常是一些计算公式,其中的变量是企业的关键基础数据,表示企业的实际的经营和管理水平,这些数据通常可以从企业的财务、统计报表中得到;常量参数表明企业通过应用信息系统在生产、市场、服务、产品与研发等方面的绩效改进程度,是应用信息系统的可以达到的牵引目标。

在X公司分析信息系统应用的经济效益、确定指标和参数这两个要素时,我们的主要考虑的因素是:

公司经营和管理的主要问题、发展战略以及公司对信息系统的关键需求 信息系统对企业的发展战略、需要解决的主要问题与挑战以及对信息系统的关键需求,是企业的战略决策之一,是企业投资信息化建设的基本认识。对于项目投资效益分析,主要体现在公司KPI考核指标的选取上,在此不再论述。

国内外主要研究机构公布的企业应用系统的统计效果 在投资项目的回报分析上,我们需要知道国内外在具体企业应用系统上的最佳结果或平均效益,需要了解国内外标杆企业应用信息系统的情况,这样,才能采用标杆管理的办法,选取适度的标杆值。

最近5年公司实施计算机应用系统后的效果统计 最近五年X公司引入国外的MRP II系统,应用的效果实际上直接地反映了公司信息化应用的基础和能力,它综合了企业对信息化的态度、适应能力、学习能力、应用水平、企业基础等方面,是适当选取各项预算指标值的重要依据。

公司最近2年的部分KPI考核指标 由于笔者的公司采用了以平衡记分卡为工具的绩效考核体系,在各个部门执行了量化管理,其中的KPI有两个方面的含义:指标既是工作考核与评估的依据,又是部门需要改进的目标。我们希望计算机信息系统在实现公司战略的同时,在战术层可以帮助企业实现各自的目标,从而达到公司的经营和管理目标。

1.1.1. 最近5年公司实施计算机应用系统后的效果统计

目的是依据公司的基础,适当地选取效益分析模型中的参数。如果企业没有应用过信息系统,参数的确定就只能依赖其它参考。X公司是国家重点企业,行业带头人。象其它大型国有企业一样,X公司从单机单功能、自主开发信息系统,到引入国外ERP系统,从自发的点滴应用、混乱的多领域需求到将信息技术与企业战略结合,制订信息战略规划,X公司应用信息技术已有15年多的历史。最近五年X公司引入国外的MRP II系统,应用的效果实际上直接地反映了公司信息化应用的基础和能力,它综合了企业对信息化的态度、适应能力、学习能力、应用水平、企业基础等方面,是适当选取各项预算指标值的重要依据。

表1:X公司用MRP II后效果的部分统计结果

1.1.2. 国内公开的优秀企业信息化的效果

标杆公司是我们选择经济效益分析模型和参数的重要依据。尽管国内发表了许多报告和文章介绍企业信息化的应用情况,但是,缺乏X公司的同行、竞争对手或标杆企业信息化的资料;另外,由于信息化效果计算的多样化、复杂化,资料的来源是我们选择的又一个重要条件。我们选择了三个国内企业:联想集团、海尔集团和海化集团。联想集团和海尔集团属于国内最优秀的企业,他们的信息化建设得到国家的重视(同样获得信息化项目国债贴息贷款)和赞扬,2001年11月,原国务院副总理吴邦国在联想集团参加了“推进企业管理信息化工作现场会”,联想和海尔集团是其中三家介绍信息化工作经验的企业。计世资讯(CCW Research)开展的“企业信息化核心框架研究”课题,首先在山东海化集团公司得到了验证,在简明的山东海化集团信息化研究报告中,首次披露了部分企业信息化投资效益的分析要素下的一些指标。这是目前国内在信息化经济学研究与指导操作方面最有权威的工作,可供借鉴。

表2:联想集团实施SAP ERP

表3:海尔集团实施SAP ERP后的效果

采购成本大幅度减少,降低库存资金7亿元,降低67%。

山东海化集团企业信息化建设取得的经济效益如下:

1) 物资管理系统使库存由60天降到40天,以库存平均余额36234万元计,年节省资金10459万元,资金成本以6%计,相当于一年降低成本628万元;

2) 积压损失由0.59%降到0.29%,以2400314万元的营业额计算,年节省资金7201万元,资金成本以6%计,相当于一年降低成本432万元;

3) 财务管理系统、销售管理系统、客户管理系统使应收账周转天数降低15天,以83501万元的应收账平均余额计算,相当于节省资金10447万元,以资金成本6%计,降低成本627万元;

4) 生产自动化方面单纯碱炭化转化率一项,转化率提高0.8个百分点,吨碱成本降低18元,以年产95万吨计算,年节资金1710万元。

1.1.3. 国外研究机构对信息化产生间接效益的研究和统计

由于国内大规模的信息化工作起步不久,缺乏对信息化的经济研究,没有足够的理论和数据,我们主要研究和学习了国外研究机构公布的四家代表性结果,它们是:

美国计算机世界COMPUTERWOLD2001年12月发表了对IT项目或投资ROI的调查,显示了如何度量IT项目ROI的统计数据:

国际著名标杆公司Benchmarking Partners 对企业应用ERP管理软件的效益进行了分析和统计,如下表所示。

美国生产与库存控制学会APICS是最早研究信息系统的研究机构之一,发表了评估MRP II综合实施效果的“OliverWight的ABCD考评表”。

国际著名的IT研究机构Aberdeen分析了国际知名企业,在全面实施PLM(产品生命周期管理)系统后,得出结论如下:
1) 可节约5-10%的直接材料成本,
2) 提高库存流转率20-40%,
3) 降低开发成本0-20%,
4) 进入市场时间加快15-50%,
5) 降低用于质量保证方面的费用15-20%,
6) 降低制造成本10%,
7) 提高生产率25-60%。

1.1.4. 从财务报表分析X公司的主要问题和改进点

X公司的财务报告的研究表明,公司的应收帐的帐款金额大,年周转率低;存货较高,周转周期长。2001年,集团的应收帐款与存货占流动资产的半数以上,也就是说,按照2001年X公司的经营水平,X公司集团有十几个亿的资金呆滞、货物囤积,没有变现成资金,没有利用!造成企业的严重浪费、效益减少。而且,公司的期间费用比较高,尽管销售收入增加,但是,企业的营业利润增长减少。我们的调研和分析发现,X公司的销售费用、制造费用以及以服务费用、研发费用、采购费用等为主的管理费用的比例较高,以此作为主要成本费用(加上原材料成本)计算的成本费用利润率小于10%。

通过与同行业2002年的一些经营能力指标的比较(保密原因省略比较的公司名称),我们发现:

oX公司的期间费用与利润总额比例在同行业中名列前茅,但是期间费用比利润总额还多出16.5%,说明企业在管理费用、销售费用和财务费用以及包含在这些费用之中的采购费用、研发费用、服务费用等还有很大的降低空间,可以提高企业的利润。

oX公司的存货周转率尽管超出这些上市公司的平均值,但是,比同行优秀企业要差13.7%,既X公司的存货周转期比同行优秀企业的要多出17.3天。尽管存货周转期不是越快越好,但是,X公司可以通过缩短存货周期,加快资金流动,节约成本,提高效益。

oX公司的应收帐周转率在这些上市公司中表现不佳,不到同行优秀企业应收帐周转率的一半,比这些上市公司的平均值还低23%,既X公司的应收帐周转期比这些上市公司的平均值要多出60天。很明显,X公司必须加强回款管理,提高资金回转率,提高效益。

X公司同行主要上市公司2002年末存货周转与应收帐周转的比较

这些问题可以通过应用计算机管理系统以及相关的业务流程优化来避免和解决。管理流程的优化重组将直接导致公司整体管理效率的提高,计算机信息管理、辅助设计与决策系统的集成化应用将促进X公司公司内部研发、生产、销售、客户服务等部门的信息传递、共享和相互合作,改善并加大X公司与市场、客户之间的联系和深层次合作,加快新产品、新技术开发以及工艺技术改进,缩短产品交货期。由此将直接或间接地带动公司产品和服务能力的提高,促进X公司扩大销售额,提高公司盈利能力和市场占有份额。

1.1.5. X公司应用的主要KPI指标

X公司历来重视企业文化与管理,借鉴国际上普遍有效的企业管理理念,结合公司的实际,运用了行之有效的管理方法来从管理要效益,其中平衡记分卡BSC以及相关的关键绩效指标KPI技术在X公司获得了广泛应用,并取得了良好的成效。集团依据财务指标、内部创新、客户满意度以及成长与学习等四个方面,对不同的公司和部门设立了针对性的指标,采用标杆管理方式,不断完善,自我超越。

通过整理和分析近两年X公司的KPI考核,我们发现这些关键指标涉及到公司管理和经营的全部领域,包括了企业的核心业务领域,如下表所示。
表5:X公司考核的主要KPI指标

1.2. 信息化效益的分析模型

根据上述分析,我们确定的X公司预测信息化间接效益的模型如下。

1.2.1. 指标体系

指标体系包括4项:投资回收期、投资回报率、财务内部收益率、财务净现值。

o财务净现值NPV:是把所有预期的未来现金流入与流出都折算成现值,以计算一个项目预期的净货币收益与损失。净现值越大越好,这意味着项目的收益会超过资本成本— 即将资本进行其它投资的潜在收益。折现率是可以接受的最底的投资回收率,也称为要求收益率或机会成本。

oNPV = ∑ A i /(1+r)I
其中i表示现金流持续的时间,A i表示每年的现金流,r表示折现率。

o投资回收期:回收期就是公司由现金流入情况计算得出收回他的初期投资所需要的确切时间长度。换句话说,投资回收期分析就是要确定经过多长时间累计收入就可以超过累计成本以及后续成本。当累积折现收益与成本之差开始大于零时,回收就完成了。

o投资回报率:表示投资的净收益与投入金额的比率,计算公式为:
ROI = (总的折现收益 – 总的折现成本)÷ 总的折现成本

o内部收益率IRR:它也被称为时间调整收益,是指在当前现金流入值与初期投资完全相等时的折扣率。换句话说,内部折扣率就是在当前净值等于零时的折扣率。

1.2.2. 参数体系

根据上述分析,我们确定的X公司预测信息化间接效益的时需要五项综合指标以及量值作为计算的参数,它们如下表所示。

表6:X公司预测信息化间接效益的五项综合指标以及量值

其中存货周转率和应收帐款周转率的计算公式如下:

存货周转率 = 销售成本 ÷ 平均存货余额
平均存货余额 = (期初存货余额+存货余额期末)÷2
存货平均周转天数 = 365 ÷ 存货周转率 = 365 ÷(销货成本÷平均存货余额)

应收帐款周转率 = 赊销收入净额÷平均应收帐款净余额
平均应收帐款净余额 = ((期初应收帐款+期末应收帐款)÷ 2)—准备坏帐
赊销收入净额 = 销售收入– 现销收入- 销售折让折扣
平均应收帐款周转期 = 365 ÷ 应收帐款周转率= 365 ÷ (赊销收入净额÷平均应收帐款净余额)

需要指出的是,企业经营和管理的改善是个综合效应,企业的每个活动都处在相互关联、相互制约、相互合作的业务流程之中,某项指标的提升不可能是绝对单一的活动或者计算机操作就可以实现的,而是相关的业务流程的结果。尽管如此,某个具体的业务活动或者计算机系统有针对性的作用,下面,我们简单分析,哪些企业应用系统及其模块对于改进这些指标起到直接或间接的作用。

1.2.3. 基础数据

主要参考基数以2001年X公司的财务报表为基础,包括下列10项: 销售收入、平均库存余额、平均应收帐款余额、销售费用、管理费用、制造费用、采购费用、产品销售成本、销售利税率以及资金成本。

1.3. 信息化项目经济效益分析的一个案例

下面,我们选取X公司在分析最近一次大型信息化建设的投资效益。在本项目中,X公司将利用先进的信息技术建立起数字化企业的平台,实施协同制造系统、集团人力资源与财务管理系统、电子协同商务系统、集成化的产品研发系统、协同办公系统以及企业战略管理系统。

1.3.1. 项目投资

项目总投资7,800万元, 财务评价总投资 = 项目总投资 + 利用原有固定资产净值
= 7,800 + 1,000 = 8,800万元,其中:

o项目总投资: 7,800万元

o利用原有固定资产净值: 1,000万元

o铺底流动资金: 1,500 万元

1.3.2. 项目计算期

企业信息化建设在我国处于发展期,其运营期处于上升状态,就本项目而言,建设及运营期经济指标测算按5年计算,其中建设期3年,部分运营期从建设期的第2年开始,运营期按4年计算,计划使用期10年。

1.3.3. 本项目的成本构成

信息化建设项目的投资与成本主要包括:
1) 项目前期准备工作所需要的投资——包括:系统需求分析、有关信息收集、项目可行性分析等方面的投资。
2) 项目的系统选型所需的投资——包括:系统应用情况的考察、文献资料的收集和整理等方面的投资。
3) 计算机硬件方面的投资——包括:新增加或者进行升级的服务器、客户机的投资。
4) 计算机软件方面的投资——包括:新购买或者进行升级的操作系统、应用软件、系统软件等投资。
5) 计算机网络方面的投资——包括:新购买或者进行升级的网络系统投资。
6) 计算机以及相关的技术和管理的培训投资——包括:技能培训、知识培训、获得经验的实验
7) 项目咨询方面的投资——新增的对本项目分析、论证和监理等方面的投资。
8) 项目的系统测试的投资——包括:软件测试、硬件测试、功能模块测试、系统集成测试等投资。
9) 项目的系统转换的投资——包括:业务流程整理、数据准备、系统转换的测试、系统数据的转换等投资。
10) 项目的系统安装的投资——包括:客户端软件安装、服务端软件安装与调试等方面的投资。
11) 项目的系统运行的投资——包括:系统所需的人员开支、消耗品等日常运行费用的投资。
12) 项目的系统管理的投资——包括:系统管理的软件、硬件等方面的投资。
13) 项目的技术支持的投资——包括:第三方提供的外包服务、技术支持服务、内部技术支持等方面投资
14) 项目内部维护的投资——为了保证系统正常地运行,必须对系统使用的软硬件、网络设备等进行维护所需的投资。
15) 项目的机会成本——为了上这一个系统,最大可能的损失会出现在哪些地方和部门,损失有多大,至少包括废弃掉的原有系统的软件、硬件、网络设备等方面的损失。
16) 项目的隐含成本——为了上这一个系统,涉及到集团总部哪些部门,动用了多少公共资源,这些资源的费用有多大。

在本项目中信息系统成本由三个方面构成:

o计算机应用基础设施费用:主要是各种计算机系统和网络设备;

o应用系统软件的开发、购买、集成费用;

o应用系统的实施、维护、升级和推广等费用。

下表列出了按照这个分类本信息化工程项目的投资分配及预算。
表7:按工程分类的投资预算

1.3.4. 投资经济效益分析

根据业界实践以及X公司信息化的实际经验,大型综合性的企业信息系统(如ERP、CRM、PLM)的建设周期都比较长,经济效益一般在运行6-12个月以后才显示出来。X公司信息化产生的效益会直接或间接地体现在企业的经济效益上,且这往往是多方面、多层次因素综合作用的结果。

主要参考基数以2001年X公司的财务报表为基础,如下表.
表8: X公司信息化间接效益的相关基础数据

依据上述基础数据,结合企业实施信息化后产生效益的总体统计结果,选取部分国内外标杆结果,并结合X公司的经营现状,采用相对保守的测算标准,进行测算。

o充分应用销售系统、生产计划和采购计划系统以及库存管理系统,加强生产计划与存货管理,预计每年平均提高库存周转率10%,按平均库存余额40,831.8万元和6%的资金成本,即年收益245万元。

o利用集成化的信息系统,加强销售合同、客户资源及财务管理,提高应收帐款周转10%,按此比例计算出减少的资金占用额,再乘以同期银行贷款年利率,得出取得的年收益为人民币603万元。

o全面实现企业信息化,使各项管理透明化,使各项业务的流程规范化、标准化,提高企业的运做效率,同时加强财务预算、分配与控制,降低企业内耗,预计每年降低管理费用3%,即取得年收益786万元。

o加强市场、营销以及服务管理,结合研发、工程、生产制造、质量控制以及物流管理,提高产品质量,提高准时交货率,满足客户个性化需求,预计降低销售费用10%,按照目前的销售管理水平,即年收益563万元。

o实现企业资源规划系统,同时通过与销售管理、研发工程、人力资源等系统的集成,实现从市场和客户到研发、工程、采购、制造、服务等订单履行流程的协同工作,节约生产过程的成本,预计每年降低制造费用5%,按照目前18,700万元计算,即可取得年收益935万元。

依据上述指标及经济收益测算方法,可以得出:在2003年起至2008年的5年时间里(忽略不计建设期第一年的收益),X公司实施信息化建设后将超出12,528万元的收益。

上面仅从几个方面计算了信息化建设为企业带来的经济效益,采用了相对保守的计算办法和数据,没有考虑X公司是一个高速成长企业,没有估算每年X公司因业务增长而带来的上述各项基数和指标收益的增长。

1.3.5. 经济分析的主要结果

下表列出了经济分析的主要结果,计算过程参考表10。

表9:经济分析主要结果表

表10:投资的净现值、投资收益和投资回收率分析

1.3.6. 综合评价

本项目主要计算结果表明,各项指标比是好的:以保守的方式、局部指标进行测算,共可取得12,528万元的经济收益;本项目计划使用年限为10年(含建设期),4年内即可收回投资;除上述测算的经济效益外,还有许多非经济的效益。

X公司的信息化建设,是一项利用信息技术进行管理改造,管理提升的工程。通过信息化项目的实施,将促进企业研发、生产、销售等方面管理水平的全面提升,推动X公司实现“十五”时期规划目标,快速进入全球行业前列,实现企业核心竞争力较大飞跃。