在明确定位之后，信息部门还需要对自身的组织和职能进行优化，有效整合部门的有限资源，才能更好的为其它部门提供支持和服务。

    一般说来，从业务职能上讲，信息部门的主要职能包括两个层面的职能：管理职能和服务职能。

    管理职能包括：规划、信息标准制定、项目审批和管理、采购审批、业务数据管理等；

    服务职能包括：软件系统维护、系统开发、硬件维护，网络及安全管理、采购执行等。

    在很多企事业单位，信息部门的IT人员每天都要花大量的时间在履行服务职能，为业务部门解决琐碎的技术事务，例如机器维修、排除网络故障等，而对于真正能提升业务发展的系统建设则常常无暇顾及，甚至我们看到有些集团的信息总监都在整天帮别人修理计算机。这样一来，尽管IT员工每天忙忙碌碌，其它部门并没有感受到信息部门的存在所带来的价值，这也常会导致信息部门与其它部门的相互抱怨。

    如果在组织设置上我们能够将管理职能和服务职能相分离，让一部分IT人员从日常繁杂的技术维护中解脱出来，把更多的时间和精力放在更多的思考和规划IT投资规划和项目管理等事务，而让另一部分人专门从事IT日常运维工作，这样可以较好地解决上面所说的问题。表一就是某集团信息部门业务职能的划分方法。
表一：某集团信息部门的职能划分
信息中心职能信息中心业务部门
管理部门服务部门
管理职能IT规划√
制定信息标准√
项目审批√
采购审批√
项目管理√
业务数据管理√
服务职能开发√
软件系统维护√
硬件维护√
网络及安全维护√
采购执行√

    信息部门的日常服务职能一般包括系统维护、网络维护和硬件维护等，而这些职能往往由不同的技术人员负责。在一些大型机构，业务部门的维修请求电话往往会被信息部门推来推去，这也是业务部门不满的原因之一。为了方便业务部门日常服务需要的满足，信息部门可以考虑设立统一的运维中心，或提供统一的服务电话，向业务部门提供单点服务，能有效减少信息部门内部以及与其它部门之间的扯皮现象。

    另外，考虑到信息部门的技术力量、维护成本以及服务质量，一些机构选择将服务职能采用外包的形式开展，通过由外部公司提供专业的日常维护服务，而信息部门只需较少的人员从事管理职能，包括对外包公司的管理。这样一方面可以借助很少的IT部门人员力量解决大量的IT事务，同时也有助于外部公司提供专业的信息化服务水平，并能有效降低信息部门同其它部门之间的冲突。