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工业企业的物料主数据管理
石秀峰  谈数据  2020/10/13 11:30:00 实践应用  编辑:lovey   图片来源:网络
如果我们说主数据是企业的“黄金数据”,那么对于制造型企业来说物料主数据就是企业的“钻石”数据。物料主数据贯穿于制造型企业的设计、工艺、采购、生产、库存、物流、销售的各个环节。

如果我们说主数据是企业的“黄金数据”,那么对于制造型企业来说物料主数据就是企业的“钻石”数据。物料主数据贯穿于制造型企业的设计、工艺、采购、生产、库存、物流、销售的各个环节。做好物料主数据管理,是企业保有竞争力的关键!

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什么是物料

物料是我国生产领域中的一个专业术语,在生产领域流转的一切材料包括:原材料、零部件、半成品、外协件、产成品以及生产过程中必然产生的边角余料、废料以及各种其他废物料。在财务核算上属于资产类存货科目的物品。

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物料对于工业企业的作用

先分享一个真实案例:某制造企业的物料主数据管控颗粒度比较粗,物料的核心属性在业务系统(CRM)中没有体现。销售业务员每次在接单时候需要将产品设计图纸拿给客户多次确认,再通过企业的CRM进行下单。而很多情况销售员都无法通过系统正确的选择到其销售的物料。所以,在下完单后,还需要与技术部门与客户再进行沟通确认。即使这样,还存在生产出来的产品不是客户所需要的,而发生退货的情况。通过该案例,我们可以看出物料主数据做不好,不仅降低了企业各业务部门的工作效率,还容易出错,增加企业成本。

物料主数据贯穿于制造型企业的各个环节,企业的物流、信息流和资金流都离不开物料主数据的支撑。对于制造型企业来说,对于物料管理十分重要,直接决定了企业经营的成败。

物料主数据的管控模式也反映了企业的集团管控模式,比如:某些物料可用于整个集团,而另一些物料只适用个别组织,所以物料主数据的设计需要结合企业的管控模式和业务特点,设计适合企业发展的主数据管控模型。

物料主数据分布在设计、工艺、生产、采购、销售、存储、物流过程中的多个业务部门中、众多异构系统中。同时,物料主数据是ERP的核心数据,是企业制定主生产计划和库存记录文件,物料主数据的直接关乎采购、库存、销售等业务,一旦出现问题将会导致库存积压,销售产品账实不符,财务核算不准确等问题。


工业企业的物料管理的痛点

工业企业的物料管理主要存在以下五个主要问题:

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1、一物多码。一物多码问题是指一个物资对应着多个物料编码。造成这个的问题原因很多,主要有以下几种情况:

① 企业缺乏对物料编码的统一标准,或标准没有宣贯到位,编码人员对物料分类体系和编码规则不熟悉。

②书写不规范、审核不严谨,例如:字母的大小写、字符的全半角、简繁体、不同的连接符、空格、特殊符号等都会造成一物多码的问题。

③物料编码中添加了业务属性,例如:很多企业的物料主数据中将供应商信息,同一物料两个供应商,则有两个物料编码,直接导致一物多码。

④计量单位不统一,例如:同一个物料,如燃料,有的业务部门计量单位是千克,有的业务部门是升,还可能有的业务部门是桶。

⑤用图号替代物料编码。很多企业在实施ERP之前的物料编码是用图号来替代的,而图号不具备唯一性,所以导致物料重复。

2、多物一码。多物一码也就是一个编码对应多个物料。产生多物一码的原因,多数都是企业将规格相近、特征相似的物料只给了一个编码。比如:有些制造企业生产所需的原材料比较多,经常会把一些规格相近的原材料采用同一个编码,在采购时都采购一些。但是所在企业的精细化管理要求,这种方式对于成本核算、统计分析造成了较大的问题。

3、有物无码。有些不常用的物料或不在既定的编码规范内的物料就没有给编码。尤其是对于一些半成品---中间物料,根本就没有编码。半成品没有编码的情况,在制造企业中还是比较常见的。由于没有编码,它们的数量就很难在BOM和库存上反映出来。在采购的时候,如果采购员不清楚半成品的库存情况,很可能会超量采购。有些物料采购的过程中是整体采购,整个部件甚至一个柜体是一个物料代码,而并没有对单独的零部件申请物料代码。

4、编码不一致。编码不一致是指在同一企业母公司的物料编码与子公司的编码不一致,业务系统之间的物料编码不一致。物料编码不一致,影响企业业务之间的协同,影响产品的追溯,影响统计和分析的结果。

5 物料属性不完整。物料属性不完整,包括了物料关键属性为空,关键属性填写不正确或关键属性填写不准确三个方面问题。


物料管理问题对业务的影响

工业企业的物料主数据管不好,将对企业采购、生产、销售、财务等各个环节业务产生影响,例如:

对采购业务的影响。物料主数据如果存在“一物多码,多物一码”的情况,就不能真实反映出仓库中物料的库存情况,发生多采导致物料积压,漏采导致生产缺料情况时常发生。

对销售业务的影响。如文章开篇的案例,物料存在重复,销售人员不知道应该选哪个物料,很可能就随便选一个物料A。而仓库发货的时候发现没有这个物料A,而是有与之比较相近的物料B,于是乎就发了物料B。从而导致了销售单与发货单无法对应。

对生产业务的影响。物料重复导致MRP计算不准确,材料发放需要核对实物与账面是否一致或调整备料计划,影响齐套分析准确性。

对库存管理的影响。物料主数据质量不高,导致仓库多发料或少发料,造成账实不符,严重影响仓库物料盘点的准确性。

对财务业务的影响。物料重复会导致财务的期初数据与期末数据对不上,导致财务报表出现负数的“怪异”现象。

对经营管理的影响。物料主数据存在问题不仅影响各环节业务的开展,管理者还不能看到准确的经营数据,影响管理的决策。

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如何管好物料主数据

主数据的问题:20%是技术问题、80%是管理问题。所以,要解决物料主数据的一物多码、多码一物、物料属性不完整、不正确、不一致的问题,应从管理入手。笔者总结为物料主数据管理的四个定,即:定组织、定标准、定规范、定流向。

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定组织。专业化知识丰富的数据标准化团队可以很大程度上提升物料主数据的质量。企业应结合自身的业务特点成立数据标准化小组,各板块公司吸收1-2名对物料分类和属性熟悉的骨干,参与物料主数据标准的制定和系统建设工作。集团型制造企业要实现物料主数据的统一管控,必须打破固有的管理模式,建立新的体系,实现采购集中、销售集中、财务集中,从而降低生产成本,给公司带来更大的利润。

定标准。确定物料的分类体系、编码标准和主属性模型标准,提高物料主数据的标准化水平,将物料的基本信息,如物料类型、规格、型号、材质、采购属性、库存属性等信息的统一。从设计源头控制物料的属性,提高物料的准确性、规范化和标准程度。分类、编码体系直接关系到物料主数据管理颗粒度,而物料管理颗粒度是影响企业精细化管理的重要因素。

定规范。归口集中管理是解决物料不一致、不规范问题最有效的方式。

首先,确定物料主数据的数据来源和归口部门,我们一般建议物料主数据统一维护入口,例如:MDM系统。对应的归口部门在制造企业里一般生产物料,如:产成品、半成品、原材料由技术部(管设计和工艺的部门)管理;非生产物料,如劳保用品、办公用品由仓库部门管理;设备、备件等由资产部管理。

其次,需要确定物料主数据的维护流程和岗位职责,建立一套标准化的物料审批流程,将物料信息与实物信息一一对应。

第三,需要制定相应的填报、审核规范,明确主数据申请、审批和发布等环节相关要求,规范物料主数据的新增、变更和使用过程。

第四,需要制定物料的日常数据整理和质量管理规范及考核要求,保障物料主数据运营过程的规范性和标准化,为提升数据质量奠定基础。

定流向。物料主数据要定义清楚数据的来源和去向。各业务系统可以设置物料的存放表,但是在新增物料的时候是必须先到MDM中申请物料主数据的。物料主数据在MDM中申请、生成并审核通过后,通过系统集成自动将生成的物料数据推送给相应的业务系统。同时,业务系统需要在物料主数据的基础之上,维护其业务属性或参数,以便支撑相应的业务功能。

在物料主数据的新增、变更以及停用、删除的整个生命周期,不允许业务系统自行增加物料编码或变更物料的主属性信息。

由于物料的标准体系(分类、编码)直接关系到物料主数据管理颗粒度,而物料管理颗粒度是影响企业精细化管理的重要因素。我们下面看下,工业企业物料的分类和编码方法。

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关于的物料的分类

那么,下面我们看下企业物料分类到底该怎么分,他有哪些方法?

1 按生产用途分。按生产过程中的用途,物料主要可分为:产成品、半成品、原材料、辅料、备品备件、工具、包装材料、燃料及动力、设备。采用该方法便于企业制定物资消耗定额,计算各类物资的消耗量和产品成本。

2 按自然属性分。按自然属性分分为金属材料、非金属材料和机电五金材料3类。金属材料包括:黑色金属和有色金属。非金属材料包括:化工、煤炭、木材、纺织、建材等。机电五金包括:电机、电器、设备、仪表、仪器、电线、开关、工具等。采用该种分类,便于物资的采购、存储和运输,同时便于跨组织、跨部门的物资管理。

3 按使用范围分。按使用范围可以分为基建物料、生产物料、维修物料、科研物料、工艺物料和劳保物料等,采用这种分类方法便于企业按物资的使用方向进行物料的核算平衡。

4 按价值高低分。按照物资的货币价值从高到低划分为三大类,分别称为A类、B类和C类。A类物料价值最高,受到高度重视;B类物料受重视程度稍差,而C类物料价值低,仅进行例行控制管理,这种方法也叫“ABC分类法”。ABC分类法是制造企业库存管理的重要分类方法。

5 线分类法。线分类法也称层次分类法,它将要分类的对象按其所选择的若干个属性或特征,按最稳定本质属性逐次地分成相应的若干层类目,并排列成一个自‘层次的逐级展开的分类体系。优点:层次性好,不重复,不交叉,能较好地反应类目之间的逻辑关系,它既符合手工处理信息的传统习惯,又便于计算机处理。 

6 面分类法。面分类法,又称平行分类法,是指将所选定的分类对象的若干标志视为若干个面,每个面划分为彼此独立的若干个类目,排列成一个由若干个面构成的平行分类体系。面分类法分类时所选用的标志之间没有隶属关系,分类结构上具有较大的柔性。面分类法适用性强,对计算机处理信息有良好的适应性。

7 XYZ分类法。按照销售预测的准确率和波动范围,可以将物资分为:X类物料,销售预测相对准确,波动平稳的物料。Y类物料:销售预测波动较大。Z类物料,波动最为剧烈的物料。这种方法也叫XYZ分类法。XYZ分类法一般用于对库存产品的管理。X类物料备少量库存、Y类物料可以适当调低库存,Z类最不准确,有必要考虑比较高的库存。通常在库存管理中,会将ABC分类法和XYZ分类法结合起来使用,即为ABC-XYZ矩阵法。

谈了这么多物料的分类方法,那么工业企业的物料主数据管理应该采用哪种方法呢?如果是多业态、跨组织的企业,物料分类又该采用什么方法。我们知道,物料分类本质上是为管理服务的。对于大型制造企业来说,采购、生产、销售、库房以及财务对于物料的管理,都有其不同的诉求,那么,一种分类方法不可能满足所有业务的需要。所以,对于制造型企业的物料主数据分类,笔者建议以物料的自然属性为主,这个物料的分类将作为物料的主分类,与物料编码绑定。

在实践中,还有一个误区:“其他”分类的滥用

企业在物料编码时,给每个种类的物料都编一个其他的分类,对于无明显分类标识的物料都放到这个分类下。“其他”分类的使用是一把双刃剑,有利也有弊。

一种情况是,用户对物料分类和编码十分熟悉,可以容易将一些罕见的材料、不经常用到的材料和很难分类的材料,都合并到其他类中,可以减少用户很多的工作量,并且使用效果不会受到影响。

另一种情况是,编码人员很难区分哪些物料该归到哪个分类下,而导致"其他"分类的滥用,甚至为了方便会把一些有明显界限的物料也放入其他分类当中。所以,其他在设置其他分类时应谨慎使用,严格控制主数据的申请、审核流程。

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关于的物料的编码

关于物料编码规则,以下几点建议供参考。

(1)物料编码要按物料分类进行编码,方便识别、统计汇总以及与会计科目建立映射关系。通常我们会将物料编码分为四个码段,分别是:大类、中类、小类和物料流水码。

(2)采用阿拉伯数字进行编码,数字更容易录入,提高录入效率。同时避免了字母的大小写、全半角、相识字母混淆等问题。

(3)各类物料规则一致、编码长度需要统一。为了方便记忆和管理,编码长度在8---12位之间会比较好,既能满足一般编号容量的要求,也能较好的反应适当的重要属性,且便于记忆、录入等。

(4)采用流水码保证编码的唯一性,这就是我们通常说的“一物一码”。对于制造型企业一物一码最难编制的是自制半成品,一个物料在不同工序下的状态是不一样,是一个编码,还是给多个编码?这种情况下,建议如果是工艺连续作业或同一个车间生产,则给一个编码就可以了;如果不同的工序要到不同的车间生产,并且有过程产品的生产入库、领料等业务流程的话,则需要为中间产品分别赋码。

(5)企业在设计物料编码体系的时候要尽可能简单化,不易用特殊含义的字符进行编码,因为如果企业物料品类多的话,例如:“YJ”:硬件、银浆,“GB”:钢笔、钢板,则无法编码,容易识别反而成了难识别。

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关于物料的属性划分


       按主数据的属性性质,可以分为基本属性、特征属性、业务属性。

基本属性是描述物料最核心的属性信息,是跨业务部门共享的属性,属于物料的基础档案,属于全局共享型属性,例如:物料的名称、编码、规格、型号、计量单位等。

特征属性是描述物料的特征信息的属性,不同的物料特征信息不同,例如:物料的颜色、外形、重量、功率。特征属性往往是描述物料规格、型号的属性,往往很难与基本属性区分。

业务属性是只在单一业务使用的数据,在不同组织、不同部门属性值域是不同的,例如,物料的销售属性:销售价格、销售组织等;采购属性:采购组织、供应商、计划价等;库存属性:库房、库位、仓库组织、安全库存量等……

在企业物料管理中,往往需要将基本属性和特征属性组合形成物料的长描述,来进行唯一性校验。例如:“物料名称+型号+长度+颜色”形成物料长描述。

物料主数据应具备为不同角色的用户,设置不同的物料数据管理视图,例如:基本档案管理视图、销售视图、采购视图、仓库管理视图、财务视图。而通常在MDM系统中,一般只需要管理其基本属性和特征属性,对于业务属性往往放在业务系统(ERP、PLM、MES)中进行管理。

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物料主数据管理的意义

企业内部管理 降本增效

  • 工业型企业中,物料的请购、跟催、验收、领发、盘点、存储等工作十分频繁,高质量、高标准的物料主数据,无疑是企业部门业务协同的重要抓手,使得企业业务协作更加快捷、准确、方便,提升企业业务效率,降低各环节沟通成本。

  • 科学的物料编码体系,可以确保物资设计、制造、采购、储存、运输等业务的正常运行,避免由于不必要的浪费而造成的损失,可以促进物资信息交流,提高物资利用率,加速资金周转,节约采购资金,减少储备资金占用。

  • 标准统一的物料主数据管理,有利于库存的控制,防止呆料、缺料,有利于实现制造企业的“安全库存”,提高了物料管理工作的效率。采购、仓库、车间都采用同一个物料编码和相同的物料规格,车间领料、仓库发料都十分方便且井然有序,提升了企业生产效率,从而增加企业利润。

  • 标准统一的物料主数据管理,能够为采购、库存、生产、供应商等信息的管理提供科学管理的前提,从数据源头保证各类分析报表的精确,进而提升管理层决策的科学性和准确性。

企业外部管理 供应链协同

  • 标准统一的物料主数据,能够消除因为物料编码不一致所造成的企业之间物料管理混乱、协同困难的情况,实现企业之间信息的共享,从而实现物料的全生命周期跟踪和追溯。

  • 标准统一的物料主数据,是制造企业从采购到生产到销售的整个供应链各节点企业协同的重要基础和保障。供应链协同的基础是:打通电商大数据、ERP、MES系统,实现纵向一体化。没有标准的物料编码,就没有协同的供应链。标准统一的物料主数据是未来企业整合整个产业链的基础。

CIO之家-企业信息化知识平台 作者:石秀峰 来源:谈数据

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