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基于流程的企业核心知识管理方法
司强 庄文君  万方数据     编辑:德仔   图片来源:网络
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一、引言

    自20世纪80年代末开始,知识管理得到理论界和实践界的密切关注和认可。彼得·德鲁克在他的《巨变时代的管理》一书中指出:“知识已经成为关键的经济资源,而且是竞争优势的主导性来源,甚至可能是唯一的来源。”这一方面是由于企业的商业竞争差异化程度在不断的减少,而智力资本的价值在不断增加,知识成为竞争优势的一个重要来源,或者说,竞争优势主要来源于产品中特殊知识的应用方式;另一方面,企业和个人都可能面临信息溢出的现象,如何通过知识管理提炼出正确的知识,并做出及时、准确的决策成为亟待解决的问题。因此,在这个巨变的时代对知识进行有效的管理就显得尤为重要。鉴于以上认识,许多企业先后开展了知识管理系统的导入与建设,有的甚至把知识管理确定为企业发展的核心战略。然而,多数企业在经过初期导入知识管理的全新感受后,发现如何将知识管理与业务更加紧密地融合在一起成为一个共同的难题。大多数企业对与组织核心职责相关的知识缺乏体系化的管理理念和方法,他们的知识管理系统一般采取离散的知识管理方法,过多地将重点放在了企业已有知识本身的统一分类、编码化、存储、搜索甚至智能化专家系统等方面。不可否认,这些都是企业知识管理的重要内容,但必须认识到:知识不同于信息,它是有应用场合和知识背景要求的。与特定业务的割裂大大削弱了知识的价值,增加了知识应用的成本,有时甚至还会造成负面影响而成为知识“干扰”。

    因此,为了避免“知识和业务两张皮”的现象,目前企业知识管理研究和实践所要解决的核心问题是:如何将知识管理同企业的业务、流程及其他方面的管理有机地结合起来,有效定义符合企业使命和发展目标的、高价值的知识,避免累积大量不重要的、无关的、冗余的甚至矛盾的知识。

二、学者对知识管理与企业业务结合的研究

    随着对知识管理研究的深入,越来越多学者都意识到,知识管理只有与企业的业务过程紧密相连才能发挥其特有的作用H叫,为此也作了许多相关研究。韩国学者Injun Choi、Jisoo Jung和Minseok Song从生命周期的角度分别对知识管理和业务流程管理作了分析,他们认为:为了管理业务流程中的模板性、案例性知识,企业的知识管理必须与业务流程紧密结合;位的支持。因此他们把知识管理与业务流程管理结合起来,提出了“流程导向的知识管理”( PKM)的概念。但是他们对PKM如何在企业中实施没做进一步分析,因此不能给企业的知识管理实践提供更直接的指导。与此类似,国内学者何柳、聂规划在《基于工作流程的知识链管理研究》中指出:企业实施知识管理成功的关键是知识管理必须与企业的具体业务相结合,即知识管理应以企业具体业务活动为实施结构平台,他们在分析现有知识链模型的基础上,提出了基于工作流程的知识链模型,并分析了其类型、特点。但是他们对基于工作流程的知识链模型建立的具体方法也没有进一步的表述,因此也未能形成指导企业知识管理实践的方法。

    国内知名的知识管理培训研究机构——蓝凌管理咨询支持系统有限公司的咨询总监夏敬华在《浅议流程为纲知识为体》一文论述了流程与知识的密切联系:知识应该以流程为依托,同时会对流程产生良性的反馈。因此,企业在实施知识管理的过程中应结合业务流程进行知识流的梳理。然而,在知识流梳理的基础上,怎么样设计出科学、可行的知识产生、存储、转移和应用的方法,并用必要的IT手段提供支持等等,也没有进一步的介绍。

    陶庆云、樊治平在《知识密集型业务流程中知识管理的实施》一文中将选取知识密集型业务流程中的流程知识作为分析对象,使知识的获取、共享、应用和更新能够在业务流程中随着业务的处理自然而然地完成,并提出知识密集型业务流程中知识管理的具体步骤和辅助措施。事实上,这篇文章不仅对知识密集型业务流程中的知识管理有很强的指导意义,对企业中非知识密集型流程中的知识管理方法也有很大的启发。

    钱亚东、顾新建、王生发、李响烁等在《汽车企业知识管理中知识与业务的集成研究》一文中主要从汽车企业知识管理的集成模型、知识密集型业务的处理模型、业务过程与知识集成等方面对知识与业务的集成进行讨论与研究,并阐述了某汽车零部件制造企业基于知识集成的过程管理系统。

    综上所述,已有的研究主要集中在知识管理应该与企业业务紧密结合这个层面上,至于在企业知识管理实践中如何实现知识与企业业务紧密结合,缺少进一步的研究及实现的方法;而企业更关心的是如何将以上理论或模型转化为知识管理实施过程中的具体方法措施。因此,为使企业的知识管理更具操作性,真正将知识管理同企业的业务、流程紧密地结合起来,本文建立了一种基于流程的、对企业的核心知识资产进行体系化管理的企业知识管理方法——二维综合法。

三、二维综合法

    (一)相关概念

    1.知识管理与企业核心业务

    实施知识管理是一项复杂的系统工程,对于一个由众多业务活动构成的企业生产经营系统来说,在整个企业范围内对所有业务环节实施知识管理不仅投资大、任务艰巨,伴随着极大的风险和阻力,而且面面俱到容易使知识管理流于形式,知识反而不能对具体的业务活动起到支撑作用,这往往导致知识管理项目的低效或失败。因此,企业实施知识管理项目时应选择适当的业务范围作为落脚点。

    企业的核心业务是指企业擅长的、能创造高收益和高附加值、有发展潜力和市场前景的业务,它与企业的经济效益密切相关、对企业的战略目标有着重大影响,是形成企业核心竞争力的关键因素之一。

    需要说明的是,本文中的核心业务的概念更广泛,不仅包括企业的主营业务,而且包括企业内部各职能部门的主要职能业务等。企业的知识管理只有与这些核心业务密切结合才能取得显著成效。因此。企业在实施知识管理项目时,首先要明确哪些业务对企业的成功起到关键作用,找出这些核心业务.然后针对这些核心业务制定正确的知识管理对策。

    2.知识管理与核心业务流程

    企业各项业务是否有竞争力首先取决于企业的战略定位,即企业的价值和目标,而企业价值和目标能否实现则取决于能否拥有实现目标所需要的资源。如果拥有了相应的资源,目标的实现则取决于资源配置方式的优劣,如何配置资源主要表现为企业做事情的方法,即企业的业务流程。

    业务流程(Business Process)是一个或一系列连续有规律的行动,这些行动以确定的方式发生或执行,导致特定结果的实现。企业的业务流程是为了达成特定业务成果目标的一系列有逻辑相关性的任务,是企业围绕经营目标而开展一系列经营活动,如采购、生产、销售和行政后勤,等等,这些活动以特定的方式前后衔接、环环相扣。

    业务流程是任何企业运作的基础,企业所有的业务都是需要流程来驱动,就像人体需要血脉流程驱动各个器官才能发挥完整的机能一样。因此,为了实现与企业业务活动的紧密结合,知识管理需要进一步落实到企业的业务流程中去。第一届全球Delphi“知识管理的未来”研究也认为:将知识管理整合到业务流程中是主导性的建议和最紧迫的研究问题。企业的业务流程可以分成不同种类。根据迈克尔·波特的价值链模型,企业业务流程可分为:基本业务流程(为企业增加价值的活动流程)和辅助业务流程(为基本活动提供支持的辅助活动流程)。根据这个分类,支持企业核心业务的流程对企业价值实现的关键复用率高,影响大;(2)相关知识:对企业核心业务的提升具有贡献的、能够在一定程度帮助企业提升效率的知识。其特点是:与职责相关,但关联度低,量大,平均关键复用率较低,影响力较小;(3)一般知识:基本上与企业核心业务无关的,一些广为人知的、大众的知识。其特点是:与职责无明显关联,易获取,量极大,平均复用率低,影响力较小。根据80/20法则,企业中最关键的20%的知识有可能给企业带来80%的效益。因此,企业知识管理的重点应该是企业核心知识和它们的产出物,而且应对核心知识及其产出物,实施体系化的、与企业其他主要的管理体系相结合的管理,这样才可以提高知识管理的效率,才可以从中获得效益的最大化。

     3.企业知识管理的重点——核心知识

   企业的目标是创造价值,企业的竞争优势归根结底也产生于企业为客户创造的价值,企业价值创造活动包括设计、生产、营销、交货以及对产品起辅助作用的各项流程活动,其中每一种流程如何构造、流程问如何协调、流程如何执行、什么样的输出是有利的,这些都需要相应知识的支持。因此,对流程中企业的知识进行有效管理是企业业务流程运行和优化的重要保障。
   但是,并不是所有的知识对各项活动的作用都是一样的,不同的知识对核心业务流程支持的程度是不同的。按照知识对核心业务支持的强弱可将企业的知识分为以下三个等级:(1)核心知识:与企业目标与职责直接相关的、与企业核心业务相对应的知识。其特点是:与职责高度关联,难于但必须定义和管理,关键复用率高,影响大;(2)相关知识:对企业核心业务的提升具有贡献的、能够在一定程度帮助企业提升效率的知识。其特点是:与职责相关,但关联度低,量大,平均关键复用率较低,影响力较小;(3)一般知识:基本上与企业核心业务无关的,一些广为人知的、大众的知识。其特点是:与职责无明显关联,易获取,量极大,平均复用率低,影响力较小。

    (二)二维综合法的基本框架

    企业知识管理的重点对象是企业核心业务中支持核心流程的核心知识。通过分析实现企业职责的核心业务、完成核心业务的核心流程,进而识别并建立对核心流程起支持作用的核心知识和知识专家,可以实现知识管理与企业业务的紧密结合,这就是二维综合法的基本框架。

    1.构建企业的职责流程网络

    企业目标的完成需要多个相关职责的支持,而每一职责的完成都需要相应的核心流程来实现,核心流程的完成又需要次一级的流程行为协同完成。因此,为实现知识与企业业务流程的有机融合,需要首先梳理一下企业的职责和流程,并在此基础上,构建起企业的职责流程网络

 

图1表示了由企业的职责定义着手,明确完成各职责的核心流程以及流程之间的关系。这样,就建立了一个以职责为根、完成职责的核心流程为支的网络。在此基础上,进行核心知识及知识专家与完成职责的核心流程的二维综合。重要性程度也是不同的,企业有必要先把那些对企业价值实现有关键作用的流程——核心业务流程识别出来作为管理的对象。

   2.核心知识与流程步骤的水平综合

    流程的顺利完成需要相应知识进行支持,因此,在企业的职责流程网络梳理清楚后,就可以进行知识与流程行为的水平综合。根据流程的定义,如图2所示,流程的每一个步骤可定义为下述三个部分组成:行为条件,行为和行为产出物。直接支持该步骤三个部分的知识应为核心知识,如:与行为条件有关的行为所需输人数据的收集方法、收集规范、范本、质量分析方法等;与行为有关的行为执行指南、操作手册、行为方法、规程、政策、课件、制度、实例等;与行为产出物有关的产出物规范、标准、模板、政策、课件、模板、制度、实例等。而间接支持该步骤的知识则为相关知识。如:其他组织的方法、规范和标准,过去的、历史的方法和案例,或相近的、类似的方法和案例等。识别出流步骤中支持三个部分的核心知识与相关知识,即建立了知识与流程步骤的综合,这种综合称为知识与流程步骤的水平综合。
 

知识与核心流程步骤的水平综合是二维综合法的基础。综合的过程包括:完成核心流程步骤的能力、知识需求分析,核心知识现状分析,核心知识定义,核心知识与流程步骤的综合。

    (1)完成核心流程步骤的能力、知识需求分析。首先,分析的基础是从对该步骤完成标准的分析着手,即从分析步骤产出物(行为产出物)的标准、规范的定义着手,明确完成该步骤的标准;其次,分析所需的能力和知识,如结果标准的制订、结果模板、结果的评估能力、评估方法等;第三,分析为获得步骤结果所需的行为条件,明确并完备完成行为必须的主要条件,及获得这些条件所需的能力和知识,如条件的关键参数、标准、模板、收集这些条件的方法、指南等;最后,分析从行为条件到达期望的行为结果所需的能力或知识。

    (2)核心知识现状的分析。分析时需要对企业现有的、与该步骤相关的知识进行梳理。通常在未实行知识体系化管理前,知识的表现形式、存储的方式都会有很多的不同,而现状的分析主要能帮助企业进一步明确有效完成该流程步骤所需要的能力和知识。

    (3)核心知识定义。核心知识的定义完全取决于有效完成该流程步骤时对能力和知识的需求,而不在于知识是否已存在或已完备,也不取决于是否已有专家可以支持知识的形成。这是与传统收集型的知识管理本质不同的地方。核心知识的定义本质上反映了企业对知识的具体需求,并将通过综合,使这些需求体系化地呈现出来,并使科学地进行核心知识的发展规划成为可能。

    (4)核心知识与流程步骤的综合。将定义的核心知识与流程步骤中的行为条件、行为、行为产出物联结起来,实现核心知识与流程步骤的水平综合。在这个过程中,相关的核心知识也建立了支持同一个流程步骤的关系。核心知识被组织起来,不再是离散的、自成体系的。而成为支持企业行为的核心知识方阵,从而实现知识应用的引导作用,并使核心知识的应用更加有效。
3.知识专家与流程步骤的水平综合

    如图3所示,进一步将知识与提供了知识、可提供知识或可提供知识咨询的专家联系起来可完成知识、专家与核心流程的水平综合。
 

通过完成上述综合,可建立起知识与职责执行之间的联系,建立起知识与核心流程的联系,建立起核心知识之间的联系.建立知识与专家之间的联系。在本文提出的体系中,知识并不必须要被分类描述,需要确定的是知识与流程步骤的连接关系。一个特定的知识可以连接到一个流程的不同步骤,也可连接到不同流程的不同步骤。专家的描述也遵循同样的原则。他们并不必须被分类,需要的是确定他们与知识的、与核心流程步骤的关系确定与核心流程的步骤对应的知识或专家可以依实际情况是空缺的,或正在发现与发展中的,这样能有效地反映企业知识资产的现状,并清晰地表明哪些是企业需要的但尚未得到发展、发现的核心知识,从而解决了核心知识的定义问题。解决了体系化地进行知识资产清理的问题。本方法可生成各类核心知识资产清单,解决了知识管理与流程管理、目标管理的结合问题和知识使用时的引导问题,并且可有效地清理企业已拥有的并且需要定义、发现、发展和完善的核心知识和知识专家。根据已拥有的核心知识、知识专家与所需要的核心知识、知识专家的关系,结合适当的评估可定量地计算流程的核心知识覆盖率、知识专家覆盖率和组织的核心知识覆盖率、知识专家覆盖率,这些指标是定量评估企业知识管理效果和水平的重要依据。

    (三)知识的“斯巴达克”方阵的构建

    知识的价值并不在于知识的收集和存储,而在于知识被恰当地应用。现代企业活动的复杂性决定了企业所需的知识不仅涉及面广、专业性强,而且还往往和很多隐性知识有关。知识是具体的人或人群经验的总结、提取。尽管知识可以通过一些规范化的方法予以表述、物化而形成显性知识,但只有通过验证、认定才能成为企业的知识资产。而只有用适当的方法将原本离散的知识组织起来才能使知识应用得到必要的引导,才能真正提高知识应用的效率。

    当古罗马的奴隶角斗士被组织成“斯巴达克”方阵时,原本离散的、渺小的奴隶由统一的目标所引导。互相支持、协同作战,形成了让曾经战无不胜的罗马军团都畏惧的战斗力。二维综合法将企业的核心知识、知识专家与业务流程紧密结合起来,即:相关的、被企业认定的显性知识(心知识,相关知识)在支持流程步骤的水平维度上和支持整个流程过程的垂直维度上被组织起来,形成了一个二维的支持企业行为的显性知识方阵。更进一步,二维综合法将以知识专家为载体的、与核心知识相关的隐性知识与流程综合起来,形成了另一个二维的支持企业行为的隐性知识方阵;从而构建成了一个完整地支持企业行为的立体的、全方位的知识的“斯巴达克“方阵。使用者结合业务流程可接受对核心知识应用的导引,他们通过向知识专家的提问、质疑可分知识专家的隐性知识;知识专家通过回答和提供咨询,分享使用者的实践经验,发现新的问题、新的需求,这可促进专家经验的积累、隐性知识的发展,并最终促进企业核心知识的形成和发展。

    可以设想,当一个企业通过二维综合法,逐步形成上百个、成千个知识的“斯巴达克”方阵时,企业的行为能力、工作效能,以及抵御风险的能力都将得到本质性的提高。而这些也必将推动企业核心知识的积累、完善、发展和核心竞争力的形成。

四、结论

    企业知识管理方法论的研究是决定企业知识管理成败的关键。本文针对现有企业知识管理方法和体系中的不足,从企业知识管理的实际需求出发,提出了一种基于流程的企业核心知识管理方法——二维综合法。二维综合法的提出对企业建立和完善其知识管理系统,切实获得知识管理的价值与效益,让知识管理在企业竞争优势提升上发挥其应有作用有较强的指导意义,建立了对企业知识管理实践具有可操作的方法指导;这对当前知识经济背景下企业培育核心竞争力、取得竞争优势具有较高的应用价值。本研究需要进行的下一步工作是二维综合法如何在知识管理系统中实施,以及二维综合法如何进一步完善。

 

本文作者:司强 庄文君 来源:万方数据
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