1 采购管理系统管理目标

    ①对各种采购合同的执行情况进行全程动态跟踪，使相关人员能及时了解采购合同的执行状态。对即将到期的质保金进行自动预警，使到期的质保金能及时得到支付，提高企业的信誉度。②根据供应商提供的价格折扣信息，结合物料需求计划、库存情况，运用经济批量订货法模型，由系统自动制定合理的采购计划，从而最大限度地降低采购成本。③对供应商进行选择、考核和管理，掌握供应商的生产、销售情况，尽量减少商务过程中信息不对称的不利现象。根据供应商的历史供应情况，由系统按价格、质量、服务等指标对供应商进行自动考核，为供应商管理与激励提供科学依据。④对各部门提出的采购计划、实际领用情况进行综合分析，为部门考核提供依据。

2 采购管理系统解决要点

    ①采购管理。指处理与采购过程有关的所有业务活动，主要包括采购业务管理、采购跟踪和应付账款管理。②采购策略管理。指科学地制定采购策略，主要包括采购策略制定、采购分析。③供应商管理。指对供应商的选择、考核和管理，主要包括供应商档案管理、供应商评估及供应商考核。

3 采购管理系统功能模块及模块功能

    3.1月采购计划管理

    包括备品备件采购计划、低值易耗品采购计划、原材料采购计划、采购计划分配及采购计划跟踪等内容。

    3.2 供应商管理

    (1)供应商档案本功能用于对企业的供应商信息进行维护，包括供应商记录的增加、修改、删除。

    (2)货源清单记录主要供应商所提供的物料信息，当需要采购某种物料时，可以根据物料查询提供此种物料的供应商，方便询价。

    (3)货源清单列表列表显示货源清单，可以按供应商查询供应商提供的物料，也可以按物料查询提供此物料的供应商。

    (4)供应商评估企业为保证货源供应，需要定期开发新的供应商，需要经常对合格供应商进行综合评估，需要对合格供应商定期复审，实行动态管理，对不符合评定内容的供应商取消其合格供货资格，保证供应商具有满足本公司规定要求的资质和能力。供应商的评估指标包括采购合同执行率、供应商产品的不良品率、供应商产品价格优惠率、经营状态、利用率、依赖性、交易年限以及年购销金额。

    3.3 采购资金预算

    采购管理系统根据最新成本价和标准价2种价格对已经制订的采购计划估算采购金额，这是采购计划汇总数据经过供应部有关领导审批时的重要参考，也是财务部门筹划采购资金的重要依据。

    3.4 采购价格管理

    化工企业的采购价格管理有限价采购、比价采购、按质论价和供应商定价4种形式。限价采购是对常用物资，只要不超过系统规定的最高限价，在任一家合格供应商处购买均可。哪些物资要限价控制，可以进行定义。

    比价采购是对某些一次性采购、专用设备、关键设备或金额比较大的采购等采用的模式，系统提供询价比价功能。首先列出采购方式为比价采购的采购计划，然后做采购询价单。将每个供应商的报价数据录入到采购管理模块中，采购管理模块会自动对不同供应商的报价进行比较，采购员预选其中一家，申报给上级主管，经过多级审批，最后选中一家供应商。采购管理系统记录整个询价、报价、比价、预选以及确定供应商的全过程，为以后的财务审计提供参考和追溯。

    对大宗、矿物质等质量不太稳定、企业需求量较大的原材料，一般采用按质论价模式。供应商定价是指对强势供应商、短缺物资采用的模式，由于无法进行限价等控制，所以制作订单时没有限制   3.5 采购订单及跟踪

    将目前的口头协议、正式订单、非正式订单全部以订单(包括标准采购订单、外部服务采购订单及委外订单)形式录人到采购管理系统中，对及时跟踪订货和追溯历史成交记录以及统计分析都很有必要，主要业务包括制作订单、订单跟踪、订单文本打印。

    3.6 原料过磅与报检

    对于需要过磅的原材料，采购管理系统提供地磅与采购收料的无缝连接，采购管理町以自动从地磅衡上读出过磅货物的毛重、皮蕈，自动生成原料报检单。过磅后，取样人员在报检单上填写样品号，质检员可立刻接收到该报检单，将样品化验。对于由管道进入的原材料，如石化管道提供的产品，报检时可以随时查询罐区内各储罐的库容、库存和质量指标，方便库管员决定原料进入何储罐。采购员或库管员在采购管理中做报检荤，取样员马上可以去采样。对于不需要过磅的材料、设备，由采购员填写报检单。

    3.7 原料检验和入库

    采购管理对进入企业的材料分3个检验等级，即强检、弱枪和不检。原料属于强检范围。采购管理中定义了每种原材料的质检指标、依据原始数据计算质检指标的计算公式以及质量判定标准，化验人员将原始化验记录录入到采购管理中，采购管理自动判定本批次原料是否合格。如果合格，仓库可以看到该笔入库物料信息，办理入库。如果不合格，采购管理系统会提供不合格品处理流程。采购管理系统会控制只有多部门核准同意让步接收的物料方可办理入库，不合格报告单上记录了不合格指标，原料使用部门可以进行工艺参考。原料入库后，采购管理系统自动更新仓库、各储罐的库存量，并更新各储罐内原料的质检指标。

    3.8 备品备件入库

    重要设备属于弱检范围，即仓库管理员通知专业技术人员进行专业检验，比如试压、试水等检验。普通的备品备件，属于不用检验的范围，只要有合格证即可。办理入库时，根据对方的送货清单。库管员引用企业供应部下的订单直接做采购入库单。办理入库后，库存鼍自动更新。

    3.9 采购发票

    材料入库之后，供应商需提供采购发票。采购发票包括增值税发票、增值税发票(蓝／红字)、普通发票、普通发票(蓝／红字)及费用发票(蓝／红字)。采购发票由采购业务员录入，或由供应部专门的信息员录入。录入时引用采购订单，发票所需的所有的物料名称、单价、金额、税额等均可从订单中查出，发票保存后，采购管理系统会将发票数量回填到采购订单中。备品备件发票上的货物金额、税额明细可以自动完成汇总，与客户发票汇总数据保持一致采购发票是业务系统联系财务系统的重要桥梁，结算以后的发票可以自动传递到应付系统并形成应付帐款。

    3.10 发票结算和差异处理

    发票录入采购管理系统后，系统会将其和入库单进行结算，计算材料入库成本。系统要支持货物供应商、发票提供商和运输服务商3方结算，支持费用与货物的同时结算，也支持费用事后结算。支持发票与入库数量不一致的处理，解决方案是合理损耗和非合理损耗。支持工程发票自动按货款+税款记人材料成本。发票结算可以由采购员、供应部信息员、材料会计或仓库保管员来操作，结算完成后可以马上打印输出材料入库单，并随时查询最新的材料入库单价。

    3.11 付款申请

    根据与用户签定的采购订单约定查询到货情况，采购员在采购管理中引用订单做付款申清。该申请经多级审批后，送达财务，财务依此付款。财务引用该付款申请做付款单，财务付款后，自动将付款金额反馈到订单，并直接冲销该供应商的应付帐款。

    3.12采购单证审批

    依据物料需求、采购计划、采购订单、付款申请等单据，均能定义审批条件和审批流程。采购管理系统将自动根据符合审批条件的单证按审批流程发送到审批者的电脑桌面上、MAIL中或手机上。审批流程还提供一些必审、町流转等状态限制，而且可以定制发送对象、发送时机和发送周期。

    3.13 关联信息查询

    可实时查询各分厂、各仓库、各储罐的所有物资库存，查询各材料、各批次、各储罐的原料质量单和总体状况，实时查询各部门的物料需求计划，实时查询各供应商应付帐款明细、财务应付余额信息，查询每厂、每日原料进厂过磅明细和汇总情况。
 

3.14 统计分析

    (1)采购收料统计表依据收料通知单统计某时间范围内、某供应商、某物料应到货数量、实际收到的数量。该报表用来反映任意时间采购物资的库情况。

    (2)采购发票统计表根据审批过的采购发票，以供应商和物料作为汇总条件，统计某时间范围内、某供应商、某物料的入库数量、金额、平均单价、税额以及价税合计情况。该报表可反映出已经结算的物料资金占用情况。

    (3)在途统计表在途货物统计表是根据没有结算的采购发票产生的。用来统计采购物料的在途情况，反映在途货物的资金占用情况，帮助企业全面了解采购资金的分布情况，催促采购员限期采购，催促供应商准时交货。

    (4)综合统计分析采购综合统计表是将采购业务发生的采购收料、采购发票等情况按供应商、采购部门、业务员、物料进行统计。利用该统计表功能，可以查询到某日为止向某供应商采购各种货物的收料情况，可以查询某业务员到某日为止采购的所有货物的发票情况。

    (5)采购订单物料分析表根据采购合同，分析某种货物不同供应商采购的数量、实际供货价格，评判从某供应商采购的物料占用整个采购资金的比例情况。

    (6)供应商价格对比分析根据发票，对某种货物各供应商实际供货价格进行对比分析。在进行物料价格分析时，可以由用户根据企业需要任意输入过滤条件，根据这些条件筛选出所需要的数据。

    (7)采购价格趋势分析提供某供应商供应某指定原料在不同时间的实际采购价格的变化趋势，提供本期和以前历史月份比较、本期和上年平均采购价格对比分析、报表和图形分析功能。

    (8)采购资金比重分析根据采购发票，进行某段时期内各种货物占用采购资金比重分析。

    (9)物料价格对比分析根据货物发票、运费发票，对某段时期范围内采购物料的实际采购价格与计划价格进行对比分析，对同一种物料不同月份的采购价格进行趋势分析。在进行物料价格分析时，可以由用户根据企业需要任意输入过滤条件，根据这些条件筛选出所需要的数据。

    (10)采购费用分析采购费用占用分析是根据采购发票，进行某段时期内各种采购费用占所购货物比重分析。

    (1)物资采购台帐帮助采购员管理物资采购的货款、订货数量、采购费用、到货日期、实际单价以及付款方式等情况。物资采购台帐要区分生产、项目、技措、大修类物资。

    (12)物资供应计划准确率分析物资供应准确率用来对采购计划的执行状况和管理水平进行综合评价，可以按照物料、部门以及物资供应角度进行考核。某种物料计划准确率越趋向0，则准确率越高。物资供应率越趋向于0，则准确率越高。其中物资供应率大于0，表示供应过多；物资供应率小于0，表示供应不足。

    (13)物资采购成本分析物资采购成本分析通过物料采购成本降低率、物料损耗率等指标的量化来比较同一物料不同期间采购成本的对比情况。系统提供了本期计划和实际采购成本对比分析，提供了本期与以前月份采购成本比较，提供本期与上年同期平均采购成本比较，可准确反映采购成本的变化趋势，掌握采购资金的节约与超支情况。

4 结语

    尽管石化行业产业链较长而石化企业产品不尽然相同，但在基本的采购流程方面大致相似。文中所述采购管理系统功能基本能揽括大部分石化企业的采购业务，对提高石化行业采购管理水平具有积极意义。