本文结合学习华为时间管理法的一些心得体会,以及实际工作中的应用情况,谈谈为什么要进行时间管理、如何有效的进行时间管理,以及日常用到的时间管理的工具。
一、为什么要进行时间管理
时间管理是不是出了问题?
在日常工作当中,是否有遇到时间不够用的情况,每天忙的焦头烂额、疲惫不堪,但是仔细想来,这繁忙的一天,究竟有哪些有价值的收获呢?那么是哪里出了问题,华为时间管理法中提到我们没有意识到的经常浪费时间的6种行为,检查一下自己是不是也有?
效率不彰的时间浪费,做事的时间可以缩短,但未缩短,例如开会的时间、打电话的时间等。
不珍惜小额时间的时间浪费,碎片时间,等待时间,浪费。
情绪不佳的时间浪费,消极情绪,生气、惋惜、后悔等。
不专心的时间浪费,做事情不专心,包括自己的注意力不集中,以及周围环境的干扰,要在注意力集中的时间处理事情,在需要集中精力处理工作时,尽量减少不必要的干扰。
包揽工作的时间浪费,自以为万能,包揽太多的工作在自己手里,把自己累的半死,结果也剥夺了他人尝试及修正的机会。学习能力可以无边界,工作要有边界。
随意出借时间的浪费,当别人请求帮忙时,不愿意说不而得罪人,任人剥夺时间。如遇到不应该有自己去帮忙的事情,要礼貌的Say No。告诉对方不能提供帮助的原因。
自省,我要如何完善时间管理?
是不是工作缺乏计划,被动接受任务,不做详细周密的工作安排,导致工作无序。
作为管理者,组织工作是否得当,工作内容重复、事必躬亲、沟通不顺畅、工作不连续。
是否将工作任务安排给了合适的人来完成
时间安排是否合理
工作存在相互依赖关系的,如果是由多人完成,沟通协同是否顺畅
是不是在指导工作时,过分的干预细节,事事都要按照自己的想法去执行,没有参考执行者的意见与建议。
授权,将主要精力用于重要的事情上,哪些授权他人完成,做好组织与协调,给自己留出更多的时间用于思考与决策
时间控制不够,没有做好时间把控,导致应该优先完成的工作没有完成,在一些无关紧要的事情上浪费时间。
办公环境,常常被忽视的,杂乱无章的环境,影响工作心情。干净整洁的环境更能让人身心愉悦,激发创造力。
进取意识问题,缺乏进取意识、责任感和认真态度。危机意识、积极进取,作为管理者,需要观察团队当中是否存在这种问题。
扫除拖延、犹豫不决的心理障碍
清楚自身的需要
了解自身的需要,确定目标、行动计划、自身的价值,三者匹配度越高,自我感觉就会越好。能够做自己喜欢并且擅长的工作自然是好,如果条件不允许,恰巧做了自己不喜欢不适合的工作,试着去掌握工作技能,强化自身能力。并在业余时间丰富知识体系,去学习与了解喜欢与擅长的领域。做必要的知识与能力储备,机会来临时,就可以发挥优势了。
拖延症如何得到有效控制
工作任务工程浩大,可以将大任务拆分成多个小任务,按步骤执行,消除抵触心理。
困难重重,棘手难处理,这时候最容易产生拖延心理,不知道如何下手,可能会去选择那些容易开展的工作,最后难搞的任务总是一拖再拖,越拖越不想开展。这个时候更要说服自己,所谓万事开头难,良好的开端是成功的一半,将时间花费在需要付出最大努力的工作,取得成功后获得的成就感也是不容小觑,更会对处理高难度工作产生积极促进作用。
工作要有紧迫意识,保持快节奏。
遵从计划,更要考虑变化,为已知的未知的风险留出余地
做出决策,不要犹豫
对于决策,不要陷入纠结,环境复杂多变,我们很难在彻底摸清楚,考虑清楚之后行动。三思而后行是对的,但不要陷入思考的漩涡,导致失去了决策力与行动力。
独立思考,不要因为听到某些与自己意见不一致的想法,就急于否定自己,要做出准确的判断。要果断做出决策,但不要武断。
不要一味追求利益最大化,不要急于弥补损失,不要贸然行动。要做出理性的符合客观规律的决策。知道如何收集情报,并对情报进行分析,基于决策而行动。
二、如何有效的管理时间
目标明确,有的放矢
目标的SMART原则
对于目标要遵循SMART原则,我们已经耳熟能详,各种管理书籍都有提到,项目管理、产品管理等等。由此可见,此原则之重要意思。
具体的(Specific),这里强调目标是明确的、具体的,不能模棱两可,含含糊糊,尤其是团队内部一定要对目标达成共识。例如对于某产品开发项目,如果说目标是“满足客户采购需求”,这就是模糊的,需要具体到什么样的采购需求。
可以衡量的(Measurable),一组具体的数据,作为衡量目标是否达成的依据。
可以达到的(Attainable),要制定一个可以达到的目标,目标制定要有挑战性,但不能是遥不可及的,例如一夜暴富,就显得有点异想天开,如果说收入增长10%,就有可能实现。
具有一定的相关性(Relevant),制定的目标是要与工作岗位、工作内容相关。要考虑企业的组织战略、职能战略、新产品开发战略,分解到组织、部门、团队、执行者,目标应该是什么,制定的目标要与逐层分解的战略相一致,否则即便目标实现了,也无太大意义。
截止期限(Time-bound),目标制定要有截止期限,没有期限的目标无法跟踪考量,下达任务时要明确时限,否则执行者不清楚完成时间,会自行安排,导致上下沟通出现障碍。
目标明确,行动有效
目标的SMART原则,第一点就强调目标要具体明确,那么如何判断一个目标是明确的?华为时间管理法提到了5w1h:
What,目标是什么,首先定义目标。
When,什么时候执行最合理,确定起止日期,完成任务计划表
Where,选择什么地点最适宜,天时地利,执行这个目标的具体地点,执行的效果好坏,地点也会有很大的影响。例如在家办公与在公司办公的差别。
Who,选择最适宜的人选,要充分考量执行者的技能水平、专业素养、工作态度与目标的匹配度。
Why,这样操作的原因,需要认真思考决策的理由,不要贸然行动,也不要踌躇不前
How,怎样做才最有效率,如何执行最有效率,要考虑行动计划。
OKR,有效管理目标,促进目标落地
为了进行目标的有效管理,并帮助目标落地,可以采用OKR目标管理法。
制定中长期目标,年度目标,并且制定年度目标的OKR。
将短期目标分解到季度,或者直接分解至月度,制定季度/月度OKR,制定季度/月度OKR时,要比年度的目标定得高一些。
根据月度OKR执行,并进行复盘,检查OKR的执行情况,根据执行情况动态优化。
目前,对于OKR的使用还在探索阶段,这个月刚刚开始用OKR管理个人目标,计划通过3个月的试运行找到适合自己的OKR,推而广之,应用到团队管理中。
高可行性计划是目标达成的有力保障
细腻的执行计划
制定好明确的目标,为了保证目标的达成,需要制定一个可行性较高的行动计划,准备充分、计划细腻。
参考PMBOK项目管理计划的制定,根据实际情况,进行裁剪,制定出切实可行的工作计划。例如可以按照如下步骤完成计划的制定:
确定明确的工作目标(可以是具体到某个产品、某个项目的目标),目标的制定遵循上文所述原则。
确定交付物清单,执行完成需要提供哪些交付物,交付物的具体要求,标准是什么。如果是某个项目,需要明确项目范围,按照项目范围拆解WBS,制定每个WBS的交付要求、验收标准。
编制时间表,目标的时限原则,会有截止时间的要求,根据前述拆解的WBS,分别明确每项WBS的时间计划,最终形成整个进度管理计划。
关键控制点,目标的可度量原则,要求要有明确的衡量指标,根据衡量指标,确定关键的控制点,如完成率、交付期限、合格率等。
计划中要考虑意外情况,也就是风险,并要考虑环境是复杂与多变,要能够动态调整计划,保证目标可达成。
方圆法则,有规则,步调更协调
同一时间只做一件事,同步处理未必得到想要的效果。将同类的事情放到一起处理,将日常工作进行分类。例如技术工作、对内对外沟通、项目管理、文档工作等。将同类的工作放在一起处理,提升时间利用效率。
将最重要的工作放到效率最高的时间段执行。
及时跟踪团队的工作进度,监督指导,发现问题及时采取措施进行解决,不要等到最后发现未达成目标,已然来不及处理。
工作保持有张有弛、劳逸结合。一直紧张或者长期放松,都不利于工作的有效开展。
每天、每周、每月进行必要的工作复盘,审视工作情况,发现问题及时纠正,总结经验,及时归档。
分清任务轻重缓急,做正确的事
四象限法则
第一象限:重要又紧急,取决于判断力,原本重要但不紧急的事情转变而来
第二象限:重要但不紧急,在这个象限多投入时间,则会缩小第一象限的范围,有利于提高实践能力。如果能事先做好规划,很多急事将无从发生。需要发挥主动性。尽管计划周密,也难免会出现一些突发事件,所以需要再做规划是考虑风险以及应对措施。对于突然而来的事件,保持镇定、不要慌乱,从容应对。
紧急但不重要,看似第一象限,其实是在完成他人的期望与标准。需要正确判断。判定是否有利于完成某个重要目标。
第四象限:不紧急也不重要,浪费时间的操作。
分析重要程度与价值,排定优先级别
四象限很容易理解,关键在于如何运用,如何判断这件事情究竟属于哪个象限。并要评判优先级别,按照优先级别安排工作执行顺序。
明确工作职责,完成什么样的任务能够完成我的关键绩效指标,OKR是什么,就应该重点关注什么任务,这这个范围内出现的重要任务,就是我最应该关注的。例如我的岗位如果是需求分析,那么去关注相关领域的市场动态、目标客户的痛点,结合公司战略、新产品开发战略,进行必要的研究与规划,就是我的重要不紧急任务。是应该投入时间去做的,如果不去做,很可能会因为某个客户提出的紧急需求,而去被动完成。导致总是在做重要紧急的工作。
根据价值判断,完成什么工作最有价值,帕累托法则,将80%的时间用来完成最有价值的工作。对于技术人员来说日常技术工作与撰写技术相关文章都属于本职工作,如何确定哪一项更有价值?如果企业战略是要做品牌造势,那么撰写文章进行宣传的工作价值就要略高于开发工作。因此,在衡量个人乃至团队工作价值时,既要考虑职责范围,也要关注宏观政策、市场环境。既要埋头做事,更要抬头看路。
在判断出工作任务的优先级后,需要确定执行人执行时间。是否需要由我来完成,还要结合自身优势,与目标、行动结合,找到最佳契合点,哪些/哪项任务由我来完成是最出色的。需要委派他人的,考虑任务的难以程度,技术业务要求,需要具备什么技能的人员来完成,交由他来完成。
做正确的事情与正确的做事
首先,需要定好边界,做正确的事,公司的工作常常是需要由多个部门协作完成,容易边界不清,这时尤其需要明确职责范围,将责任界定清楚,等于问题已经解决了一半,否则事无巨细、大包大揽,不仅给自己带来麻烦,也给整体工作执行带来阻碍。
其次,要考虑时间的投入产出,也就是价值考量,结合四象限法将任务划分优先级别。
最后,思考正确做事的方法,将任务指派给合适的人,合理安排执行计划,做好组织与监督指导工作。
优化工作流程,用好工作韵律,提升时间利用效率
要保证工作计划执行顺利,需要掌握工作韵律。
记录自己的时间安排表,哪些时间经常被打扰,经常是由于事情而被打扰,工作韵律被破坏的原因都有哪些。
找到并分析以上原因后,寻找突破口,形成和谐的工作韵律,保证工作计划的顺利执行。
保持工作韵律和谐,工作持续开展,可以考虑从以下方面着手:
在固定时间开展同类工作,例如每天将处理邮件的时间,固定在上午11点,下午4点。非紧急的邮件都在此时间段处理,避免每次收到邮件都去回复,而产生工作任务的中断。
需要与他人协作的环节,与对方确定合适的时间,为避免突然造访带来的唐突,可事先预约。
妥善处理意外来电,如果来电话的人喋喋不休,拖泥带水,则需要掌握主动权,礼貌的提出结束通话。在集中精力处理某项工作时,为避免中断带来的影响,可先果断拒接,在方面时间再回复电话。
突然的来访者,同事突然而来要咨询某事,了解来意后,如果一两句话说不清楚,则可以先说明情况,另外约定时间具体沟通。为了避免团队内部不明事项沟通带来的消耗,可采取例会的方式预先沟通工作安排,如有疑问的,会后安排时间沟通。例如敏捷开发中常采用的每日站立会。
不要随便浪费他人时间
避免干扰,沟通顺畅很重要
沟通要掌握好时机,根据沟通对象工作习惯、工作进度等情况,预先做好沟通规划,明确沟通的目的,确定沟通对象的沟通意愿。以期收获良好的沟通效果,减少沟通噪音。
三、用好工具,事半功倍
工欲善其事必先利其器,要想工作任务顺利进展,使用好工具非常重要。以下列举本人常用的工具以及应用情况。
工具清单与用途
目前,在工作与学习中主要使用的工具,包括幕布、印象笔记、石墨文档、todolist、滴答清单。
为什么会使用这么多的工具,因为每种工具都有其优势,也有其无法满足的需求,所以需要各种工具相互协同,达到理想效果。下面说一下具体的应用场景。
幕布,使用他是因为需要一款能够帮助思考的结构化的工具,例如想要写一篇汇报PPT时,使用他来进行构思,输出PPT的提纲。目前主要用来制定计划、关键目标结果(OKR)、读书笔记概要等。
印象笔记,用它来作为资料收集箱,根据资料类别建立不同的笔记本,支持表格,导出可以形成html、pdf等格式的文件。平时的一些产品规划、需求分析也可以使用他作为收集记录的工具。
石墨文档,文档编写工具。
todolist与滴答清单,这两个是结合起来使用,使用滴答清单记录每天的工作与时间使用情况,每日工作完成,复盘后,将每种工作的占用时间整理到todolist中。todolist记录工作计划、待办事项,todolist可以建立工作类别,每周导出excel,分析每种工作类别的时间占比,方便进行统计分析,复盘时间支出与产生的价值,优化工作流程。
自动化工具
OUTLOOK处理邮件,根据工作需要建立不同的文件夹,并设置接收邮件规则,根据关键字等接收到某文件夹下,方便日常邮件处理。
清理邮箱,及时删除无用的邮件,有用资料整理归档,长期保存。
总结
远大的目标固然重要,良好的执行计划也会帮助目标的达成。这一切最终是否能够实现,还要仰赖于我们对时间的把控,在不断的探索与时间当中,找到一条适合个人,适合组织的时间管理之路。路漫漫其修远兮,吾将上下而求索。
本文作者:CIO之家的朋友 来源:知乎专栏
CIO之家 www.ciozj.com 微信公众号:imciow