一、前言

    PDM的管理视角和定位,是影响其使用收益的重要因素。利用PDM可以做很多事情,是否能够转变为企业的效益和实力?怎样做才可能获得最佳效益?文件是PDM系统管理的对象,是PDM的重要输出,是使用PDM实现增值的载体,文件记录企业设计、制造、维护、管理的过程和成果,汇集了企业的知识资产,为企业或机构提高科学管理水平和市场竞争能力提供了信息保障。本文从PDM文件管理的角度,分析PDM系统的管理本质及组织保证并给出结论。

二、PDM的管理本质是文件管理

2.1 PDM系统管理的对象是制造技术文件

    PDM系统管理的主要对象可概括为四种类型:文档(Document):产品相关的各种技术资料的电子文档;CAD图档(CADDocument):由CAD设计软件产生的电子文档;成品和零部件(EndItem&Part):是企业制造的可以交付客户的装配,均为产品实物的映射;变更对象(ChangeItem):指上述对象的更改文件。

    PDM系统还定义了“产品结构”的概念:狭义的产品结构:指产品和零部件通过制造或装配关系形成树状BOM结构;广义的产品结构:指成品、零部件、文档及相关变更通过关联形成树状结构,是在产品开发过程中自然形成的。

    PDM的功能可描述为:按照产品结构存储和显示管理对象,构造协同设计环境,签审模型的装配关系(产品结构)以及三维模型的输出和投影,即二维图和三维轻量化可视模型。

    和以往型号研制设计模式比较,PDM系统基于网络计算机技术,采用产品结构形式管理上述四种对象,确比以纸张为载体时技术文件的形成有极大的改进,可以提高设计质量和效率,提供数据共享、协同设计或并行工程等等。

    PDM无疑是设计师、工艺师们充分设计、展示才华的平台,但设计成果用于制造才会产生效益,PDM对企业或机构的增值体现在优质设计文件进入制造过程,PDM必须衔接或用于制造文件的使用和归档过程,才能够完成其为企业增值的任务。

    使用PDM,首先是设计手段的变化,是技术文件形成、使用方式的变化,是技术文件电子文档的存储和显示方式的变化,并不改变其信息自身的技术文件属性;其次,PDM应通过和制造过程的结合,达到对企业的增值目的。所以,制造技术文件是PDM系统管理的首要对象。

    一般情况下,企业通过其职能部门,如资料档案部门或文件中心,来管理制造过程的文件。虽然PDM没有将这些职能部门挡在门外,但由于信息技术人员和设计师、工艺师等直接接触PDM的人员,认识不到也提不出职能部门改变其业务模式的要求,而主管领导对PDM很难细致了解,导致职能部门往往不能及时介入,造成PDM和设计过程的结合环节疏于管理,从而影响PDM对企业的增值。

    综上所述,明确PDM管理的对象是制造技术文件有重要的意义。只有这样进行管理定位,企业做出恰当的工作布置,才能探索、认识PDM环境下的文件管理特点,实现PDM环境下的增值管理。

2.2 PDM管理机制体现文件管理系统的要素

2.2.1 PDM对电子文件有序存贮管理

    PDM对电子文件有序存贮管理体现在以下两个方面:a.以产品结构为主索引,各种文档与产品结构相关联。1)以产品结构形式组织各种产品数据;2)产品配置;3)生成报表。实际上2)、3)是产品数据的应用方式之一。概括来讲,我们可以很快丛一个对象得到它相关的各种信息;b.通过登记环节明确对象属性,实现按产品结构组织和存储数据。系统为文档提供产品结构数据选项,所有进入系统的文档,其责任人首先要正确选择录入有关产品的属性信息,从而保证产品结构之间的正确相关,保证文档与产品结构的正确关联,实现数据的有序存储,为检索使用打下基础。

2.2.2 PDM对电子文档的可靠性、真实性管理

    通过PDM审签环节,使电子文件获得真实性、准确性、可靠性、正确性并相应标识,形成了具有保存价值的电子文档资源,构建了管理的基础。PDM跟踪更改环节是电子文档真实性、准确性、可靠性、正确性的延续,使电子文档成为科研活动中产生、使用的文件和记录的真实映射,其价值得到保持和增加。

    PDM文件生命周期过程中的记录由系统保存,最终可以成为元数据为电子文件归档提供档案凭证作用。

2.2.3 PDM对电子文档的控制使用机制

    灵活可靠的权限分配和控制是PDMLink的强大功能表现之一,通过权限控制和生命周期管理,方便地实现电子文件受控更改、受控使用,既保持共享重用的优越性,又保证其准确性、可靠性、正确性、准确性的延续。

2.2.4 PDM的文件管理特点

    PDMLink的管理本质是技术文件管理,这种技术文件管理有如下特点:a.管理对象是技术文件的电子代码形态,是使用设计工具进行设计活动的直接结果。对于设计数据的采集、存储、调用、共享、重用提供极大便利;b.管理对象是经过审签且可以固化或受控的,具备真实性、准确性、可靠性、正确性的型号电子文件,可以成长为优质设计文件,成为电子档案长期保存使用;c.是从技术文件的形成开始,到使用终止的全生命周期状态。提供了长期使用设计数据的信息平台。

三、纳入文件管理部门管理是实现PDM的组织保证

3.1 根据PDMLink的管理属性确定管理归属

    根据上述分析,PDM是不同于目前科技文件管理方式的文件管理系统,是随着网络计算机技术的应用、随着电子文件的产生而产生的文件管理系统。既是技术文件形成、存贮、使用的数据系统,又是电子档案生成的摇篮,既是技术人员生成和使用有效设计数据的平台,也是文件档案管理部门实施文件管理的手段和平台。

    建设PDM系统时,应充分认识和以往文件管理系统的不同,更应认识其制造技术文件管理的本质,遵循文件管理原则,才能实现开发信息资源、提高信息化水平的目的。由实施PDM引出的文件管理需求不等同于岗位的或人员需求。这是因为PDM是管理手段和方式的改变,是资料档案部门原有管理业务的拓展,而不是业务面的增加。盲目的设岗增人将会引起管理界面不清,造成效率降低和资源浪费。如:在文件管理部门之外设置PDM管理岗位,文件管理部门只审查管理纸载体。

    这样做使处理文件问题多了一道环节,造成文件工作效率下降,同时割断了文件管理部门和PDM电子文件的联系,造成电子文件管理滞后、失真,影响到电子档案的形成,造成资源浪费。反之,由于文件管理部门没有在手段和方式上改进和拓展,自身的信息化程度和管理水平也无法提高。所以,将PDM纳入文件管理部门管理是实现PDM的组织保证。

3.2 分析管理需求明确岗位职责

    应在单位内部明确因实施PDM而引发的业务模式变化和管理需求,在人员管理上调整、明确相应岗位职责并且与归档管理衔接。

    技术文件责任部门:按照标准化要求形成规范的技术文件和更改文件,以便生成和提取产品结构,关联产品数据,指导产品结构配置。

    科研计划和生产管理部门:按照管理职能正确给出调度和配置指令。

    标准化部门:给出文件编制的规范要求,包括:文档模板、数据词典、表示规则和构造基准等。指导并检查执行和应用情况。

    文件管理工作的岗位职责是:熟练掌握PDMLink操作原理和管理要求,按照型号技术文件要求,按照调度和配置指令,实施虚拟空间的产品数据采集和存储管理、产品结构树构造实施、产品配置实施、产品数据提供使用、产品数据更改等操作。

3.3 建设与PDM接口的科技文件档案管理系统

3.3.1 PDM以册为单位向科档系统提交电子文件数据

    科技文件综合档案管理系统(简称:科档系统)是文献和档案的存贮应用平台。其以“册”为单元实施管理并提供使用的文献管理模式,可面向包括使用PDM结构化文档在内的广大用户群,提供灵活、广泛、长期的电子文件数据使用。建立两个系统的接口,将PDM的文件导入科档系统,可为PDM数据提供一个更为长期、可靠、宽泛的保存和使用空间,获得更高的投资汇报。所以,应要求PDM对结构化文档以册为单位形成索引,通过接口向科档系统提供各类技术文件(包括更改单、技术通知单、协调单等)的电子文件数据。具体要求如下:a.PDM按册形成文件索引并标识,通过接口有科档管理系统按册提取接收文件;b.科档管理系统按图(代)号存储文件;c.科档管理系统采集有关本册及本册所有文件的元数据,包括:文件(图)代号、文件名称、阶段标记、密级、页数、发布日期、编写人等;d.采集本册标识并保持唯一,以便正确、完整地检索本册所有电子文件;e.按更改单号存贮本次更改所有文件的原文及元数据。即:当更改方式为局部更改时,采集更改单及其元数据;当更改方式为换版更改时,采集更改单、有签署信息的文件及其所有元数据。应形成对应更改单的检索标识,以便完整地传递由更改发生的所有信息。

3.3.2 提供科档管理系统的电子文件应信息完整

    文档属性、审签信息是电子文件的重要组成部分,直观显示并标识了文件的有效性、真实性、可靠性及使用性等,是文献数据的主要组成部分。所以,要求PDMT提供科档管理系统的电子文件原文数据应同时具备图代号、文件名称、签署人员及日期等元数据。即:经审签生效的图样,其标题栏应具有符合标准化要求的所有信息;经审签生效的表格、文字内容设计文件、研试文件、软件文档等,其签署栏应具有符合标准化要求的所有信息,并应做为首页与文件共同保存使用。

    事实证明,这是PDM电子文件的重要指标之一,直接影响到电子文件的使用性能。

四、结论

    如同任何投资立项或购买的产品,如果认识不清,管理使用不当,将造成不可挽回的损失或浪费。对于PDM,应该认识到它是以产品结构为核心、管理图档、文档、成品和零部件(实物的映射)及变更对象,是制造文件结构化文档的管理系统,具备文件管理系统要素,能够保存元数据为电子文件归档提供档案凭证作用,其管理本质是文件管理。所以,实施PDM应遵循文件管理原则,纳入文件管理部门管理范围。这是信息化过程中合理改变业务流程的必须,是实现PDM的组织保证。