由于条形码技术具有输入速度快、可靠性高、信息采集量大、经济实惠、易于制作等优点，本文将条形码技术运用在采购管理上，从而扩大企业的信息采集量，弥补采购中获得的信息量不足的缺点，不断地扩充和完善采购信息库，使企业进一步改善采购管理工作。

采用条形码技术进行采购管理主要包括2部分的内容：

(1)条码采购信息编码库的建立。根据企业实际采购货物的情况，把与采购有关的所有信息分类编码，建立条码采购信息编码库，这是基于条形码采购的基础；

(2)建立条码采购管理信息系统，根据条形码收集的采购信息进行管理。电脑中储存的信息可以形成一个强大的数据库，通过数据库中的信息可以对采购进行合理的管理，可以为企业自身带来很好的效益。

1 建立条码采购信息编码库

1.1 条形码选择及简介

在采购管理系统中，条形码主要用于采购货物的信息录入，以取代传统的手工登记，根据采购的特点和管理的需要，本文决定采用39码的编码方式进行条码编制。39码是条形码的一种，它的每一个字元编码方式都是由9条不同排列的线条编码而得，并可以由数字和字母共同组成，故应用较一般一维条码广泛。标准的39码由起始安全空间、起始码、资料码、可忽略不计的检查码、终止安全空间及终止码所构成，以学号0117034为例，其所编成的39码见图1。

图1 39码的结构

1.2 采购数据库的设计

后台数据库的建立是实现编码和采购管理的基础，考虑到系统集成时方便性、数据库的可靠性和安全性，后台数据库选用了SQL Server 2000。建立条形码采购信息编码库是后台数据库的核心内容，它不但记录企业需要采购货物的所有信息、供应商的信息，而且为新货物的编码提供数据，储存已编的信息，从而为建立条形码采购管理信息系统奠定基础。

1.3 采购货物的编码设计

首先，用39码编制所进的货物，将货物编码分为3部分，共18位，见图2（图中不包括首尾的起始码和终止码，39码中它们均为*）。

图2 采购货物编码简图

1.3.1 采购日期

表示进货的时间，采用3层的层次码结构，用6位数字表示。代码结构见图3，如2005年5月20日可表示为050520。

图3 采购日期代码结构

1.3.2 货物信息

这部分是所进货物的信息，与企业制定的采购货物的编码库一一对应，采用5层的层次码结构，用8位数字表示。代码结构，见图4。

图4 货物信息代码结构

在这里需要对采购的货物进行分类，形成一个编码库以备随时取用，这里包含了所有货物的信息代码，不管采购什么货物，只要按照该表进行货物编码即可。

1.3.3 附加信息

该部分由3层的层次码结构，4位数字表示。附加信息代码库与前面建立的货物信息编码库相结合，构成了一个完整的条形码编码库。代码结构见图5。

图5 附加信息代码结构

1.4 实例

下面以某个汽车企业的一次进货为例，具体说明编码库的运用。一家企业2004年6月21日和6月23日进货清单见表1。

表1 采购货物表

根据这家汽车企业的条码信息编码库的信息，按照上述条形码编码规则可以编制采购货物的条形码（见表2）。

表2 采购货物的39码

采用上述的货物编码规则，采用Power Builder8.0 软件，设计实现采购货物的39码编码。以万向节这个零件为例，其39码编码见图6。具体介绍每一位字符，依次为“040621”表示采购日期是2004年6月21日，“2”表示成品，“3”表示机械类，“05”表示万向节，“B30A”表示数量为230个，“07”表示供应商是温州市维塞克汽车部件有限公司，“B”表示采购员李楠，“2”为采购货物的入库位。

图6 万向节的条形码

这样一来，烦琐的采购工作变得简单起来，避免了手工操作带来的误操作，提高了工作效率。采购人员只需将当天所进货物的信息由计算机设计好，再由条码打印机打印出来，然后把制定好的条形码信息标签打在所进货物上面，最后由工作人员用条码扫描仪进行扫描完成采购信息输入工作，为采购管理信息化提供条件。

2 建立条码采购管理信息系统

2.1 设计采购管理信息系统的功能模块

采购管理的核心内容是控制采购作业流程，最小采购成本。本文根据条形码的优点及企业采购部门的自身特点，设计了采购管理信息系统的6大功能模块，以实现采购管理的信息化，提高企业的工作效率和管理水平。

这6大功能模块包括5个管理模块和1个查询模块。见图7。

图7 采购管理信息系统功能模块图

1)采购计划管理：

采购计划管理模块能够帮助企业轻松实现采购计划编制、采购计划管理及请购管理等，对于企业组织生产、平衡库存起着重要的作用，主要功能有采购计划产生、请购计划合同、采购计划终止。

2)采购订单与合同管理：

采购定单与合同管理模块凭借采购信息库的信息和其它功能模块的扶助，可以轻松实现在线合同签定、合同管理、合同执行状态跟踪等。它的主要功能有采购合同维护、采购订单维护、订单终止或取消以及订单合同结案。

3)付款管理：

付款管理贯穿了采购业务的全过程，它的运用可以严格规范财务用款申请和报销程序。它的主要功能有订单收货处理、无订单收货处理、退换货处理、采购过账处理和更正处理。

4)供应商管理：

供应商管理是为合理确定采购方案服务的，并与其它功能模块紧密相连。供应商管理的主要功能有2方面，即可以实现供应商动态维护其内部信息和产品信息，也可以实现企业对供应商的资信评估。这对于企业来说也很重要，它能够为企业选择合适的、可靠的供应商。

5)操作员管理：

根据已知的信息对采购货物进行产品目录管理和采购效果分析。产品目录管理能够帮助企业实时更新产品目录，保证产品目录的先进性，以符合市场需要，为企业长期的可持续发展战略提供了有力的支持。采购效果分析主要用来帮助企业评估业务项目的采购效果，包括项目最终成本和项目质量、供应商合同履行质量、采购人员绩效等等。

6)综合查询和模糊查询：

可以供操作员或企业领导进行系统的采购查询，以此进行决策制定等活动。

2.2 实现采购管理信息系统

为了实现采购管理信息系统的6大功能，除了需要条码技术为信息输入提供方便、扩展补充数据库外，还必须依靠软件的支持，即应用程序的设计。本文采用Delphi开发采购管理信息系统，其主界面见图8所示。主界面的工作流程：管理人员根据企业的要求计划采购项目，并自动形成采购订单与合同，在成功采购后付清货款。管理人员还可以直接查询某次采购，对供应商实行管理，实现从计划到进货的信息化管理。

3 结语

条形码技术的应用，为企业实现采购管理信息化提供一个有力的支持工具，它在整个过程中起到了桥梁的作用，可以将所进货物的信息准确的转移到电脑当中进行储存和操作应用。尤其在指导企业科学采购进货、保持合理库存结构、加快资金周转运作速度等方面，都有极其重要的影响。条形码的应用既可节省了人力、物力，提高工作效率；又可以使采购工作更加科学有效，提高采购管理工作的信息化水平。