一、采购申请控制

企业采购事项主要包括：生产原材料采购、外协加工产品采购、设备采购、备品备件采购、工程材料采购、办公用品采购等。采购申请的控制应注意：（1）所有的采购申请都应当详细的记录备查，并在购买之前获得相应管理层的批准。（2）采购申请应当由申请审批人和采购执行人之外的人提出。（3）采购计划交由采购部门实施。（4）如果在工作中有事先并没有纳入采购计划的临时性采购行为，在采购前必须经过使用者单位的主管领导审批同意，并经过财务资金预算负责人签字同意后，才可以进行购买。（5）采购申请应当包括必要的信息：物料名称、规格、数量、采购原因、要求到货日期等。对于有技术要求的采购还需要专业人士配合指导采购、协助验收。

二、采购申请审批控制

采购申请的审批依据采购物资的不同而不同。（1）生产物资采购计划源于销售订单、产品物料清单，在生产计划部门排产后编制出来，由生产计划部门领导审批。（2）外协加工产品是经过生产能力平衡后由工艺部门确定什么样的产品需要外协加工，外协计划也由生产计划部门在编制生产计划时编制，部门领导审批。（3）设备采购计划由设备部门或使用部门提出申请，部门领导审批。

三、订货控制

企业采购部门接到采购计划后，在订货单发出之前，必须考虑以下几个问题：（1）仓库里是否还有该物资？如果有，数量是否足够多？还需要再采购多少？采购人员需要根据企业实际采购量，拟定采购批次，并针对采购批次的不同对企业产品成本的影响做出评价。（2）供应商的选择。依据比质比价原则，比较供应商的信誉、货物价格、质量标准、折扣与付款条件及交货时间等，最终选定合适的供应商。（3）购买时间的确定。从企业资金占用的角度考虑，应该采用最佳经济采购批次，使仓库库存达到最佳。在订货环节中，主要是对供应商选择、价格、签订采购合同进行控制。

四、货物验收的控制

在验收货物时，应首先查验该货物是否在采购计划目录中，如果是临时购买，要检查是否经过有关部门领导的事前审批。如果这些条件都符合，就对货物的数量进行验查，之后再验查货物的质量。货物验收可以分为免检和质检两种情况。（1）免检产品可以由接收人员检查外观、清点数量。（2）质检产品则需要由接收人员报检，接收人员在验收单上要明确注明该批货物的供应商、原产地、收货时间等信息资料，为质量统计服务；质量部门人员进行检查。货物验收环节的重点在于确定所购商品是否在计划之内，是否满足数量和质量标准，明确相关部门和人员的经济责任。

五、应付账款的控制

应付账款的控制最重要的是应付账款明细账的准确记录。这项工作由采购申请、采购执行、验收、付款以外的员工来完成。应付账款的控制应注意：（1）供货方发票或者月度供货商报表应该直接交到付款部门。每份供货商发票的价格、数量、支付条件、补充说明和总计金额应与合同资料和公司策略相符合，并保持一致。（2）复查每一笔费用支出，将月底供货商报表与每一笔采购、付款交易相核对，保存到期日前没有偿还的债务文件，定期核对应付账款业务函证。（3）对享受交易折扣的事项，应根据供应商发票金额减去折扣金额的净额登记应付账款。

六、付款控制

付款计划首先由财务部门将各供应商应付账款的清单交给采购部门，采购部门依据供货质量、合同规定付款期等因素提交付款申请，财务部门确认付款总数后，依据一定原则确认应该支付给每个供应商的金额，并准备好支票，将付款计划反馈给采购部门。付款控制中应注意：（1）对已经签发的支票应在其原始凭证上加盖“已付款”印章，以避免重复付款。（2）尽可能使用有安全保障的支票书写器或者电脑生成的支票，对空白支票要安全妥善保管，作废的支票要立即剪角注销。（3）使用汇票付款的，要做好汇票的登记、管理工作。支票、汇票的支付、签发人应该是管理层授权的相关人员，根据支付文件核对支票的金额和细节，包括发票上的数量、单位金额数以及折扣条件等。（4）采购和付款应该各有独立的签名，采用安全方式送交支票、汇票。

七、账务处理控制

账务处理应该及时登记账簿，会计人员要核对总分类账和明细分类账及有关日记账簿。账务处理的控制应注意：（1）说明有关货物的验收时间和实际支付款项时间，防止有人从中挪用资金。（2）检查有关的反常记录，例如，应付账款出现借方余额；或者应付某一单位的款项记录在一年之内都没有任何改变，没有一笔发生额；或者有发生额，但是借方与贷方发生额相同。（3）核对银行账户和现金支付应独立进行。（4）制定对应付账款定期函证的制度，防止债务虚假及由此造成的业务人员舞弊行为。（5）定期进行账龄分析。

总之，只要建立行之有效的采购和付款内部控制制度，结合高素质的管理人员，管理、使用好企业有限的资金，就一定能够把工作做好，防止采购、财务上的漏洞。