企业电子档案，是企业在管理、生产、科技活动中，以电子计算机作为工具生成和读取的，用数字代码记录下来的文字、图表和声像等具有保存价值的信息。

　　二、当前企业电子档案管理中存在的问题

　　企业在实行计算机全程管理后，适时实现了信息数据的远近传递交换，建立了一套完整的数据库。在企业的业务管理活动中，电子文件以其无可比拟的优势逐步取代了纸质文件。在企业的生产经营活动中形成的电子图纸，比纸质图纸有更旺盛的生命力，保存电子图纸要比保存底图方便、省时、省力，且有意义得多。但是目前企业电子档案归档管理中仍然存在着一定的问题。

　　(一)会计档案载体本身存在问题

　　电算化会计制度虽已实施，但因为实施时间不长，财会人员和单位领导对会计电算档案的组成内容不甚了解，缺乏管理电子会计档案的经验，很多单位只是将打印出的纸质档案存档，而没有将存储在计算机中的会计档案信息备份在磁性介质上归档保存，从而影响到会计电子档案的完整性。目前许多企业因为没有将会计软件的版式及软件系统很好地保存，导致在电算化软件升级后，不同版本下的会计数据不能被调用。《A计档案管理办法》第十二条规定：采用计算机进行会计核算的单位应当保存打印出的纸质会计档案。该办法还对保存期限作了规定，但目前由于一些单位受条件限制，没有配备激光打印机或喷墨打印机，还在使用老的针式打印机，致使打印出的纸质会计档案达不到规定的保存期限；没有按照国家档案局规定的库房管理制度标准，建立专门的电算化会计档案保护制度，未选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份，未将备用盘与存储盘分离存放，导致电子数据的损坏或丢失。

　　(二)会计档案管理制度不完善

　　由于电算化会计档案更易于被修改。因此在没有及时修订单位会计档案管理制度和明确会计电算档案保管人员职责的情况下，会计档案的人为破坏和自然损坏现象在所难免。

　　(三)缺乏必要的计算机维护、网络安全人才

　　众所周知，电子档案管理涉及软件、系统安全、维护等一系列专业问题，但目前一般单位仅仅对以前的会计人员进行一定的培训，然后就让其去操作系统。从一定层面上讲，会计人员仅学会了操作电脑，而管理与维护对他们而言还非常陌生，由此导致的结果与损失非同小可。

　　三、完善电子档案管理工作的措施研究

　　(一)树立电子文件归档意识

　　实行会计电算化的企业，有关领导应当高度认识科学管理电算化会计档案资料的重要性，并督促建立有关制度。现今不少实行会计电算化的企业单位，对会计档案资料的管理仍局限于手工管理阶段。因此，应当进一步提高电算化会计档案管理者的素质，把磁性介质档案资料的管理落到实处。

　　(二)要从源头收集整理档案

　　在电子环境下，档案人员如果不积极介入文件的形成和保管过程，文件就很可能不存在或者至少不可能被鉴定、保存、编目和提供利用。这就是说，企业档案人员如果不熟悉企业信息集成系统，就很难掌握企业信息的核心甚至接收不到档案。为此，企业信息集成系统的编制人员就要在系统的设计和运行过程中加入电子档案文件的鉴定、归档、保存、利用等档案管理内容。如在计算机辅助设计过程中，对设计、加工过程中的原始资料及相应更改信息要详细记录，并在不同的版本上注明当前的有效资料，以确保最终归档使用的是正确版本的图形或图纸。企业档案T作者要在专业人员的指导下学会运用专门的档案信息接收管理平台，懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性，掌握电子档案的收集、管理技术。目前企业档案不再只以卷盒和柜架为装具，更多的是将档案人员鉴定归档的信息存人数据库，为企业利用打下坚实基础。

　　(三)电子文件归档体系的完善

　　1.确保归档电子文件长期有效存储和利用

　　电子文件因种类繁多和各信息系统的性能差异，常造成传输、存储等环节的不适应性。目前，对于档案部门而言，仅仅保证电子文件的可交换性和电子文件信息的共享性是远远不够的，只有建立电子文件管理元数据标准和电子文件格式标准，才能保证电子文件的长期有效性，不使电子文件在归档过程中损失基本要件。

　　2.建立科学、完善、具体的电子文件归档办法

　　电子档案内容信息本身无法证明或体现自身的真实性，只有具体指明各种规定性要求。才有助于把握电子文件的真实性。例如，文件与工作流程的同步性要求(防止伪造和篡改)，文件与反映丁作活动的对应性要求(防止虚构文件内容)，内容要件和形式要件的完备性要求(具有法定内容和规定格式)等。此外，还可能包含其他一些具体要件及规定，如对数字签名、电子印章有效性的规定，加密t具有效性的规定，文本格式定义和转换工具的一致性规定，相关日志记录的完备规定，压缩工具的可靠性规定，以及设计和推荐规范的电子文件管理系统结构、系统功能模板、应用模块以及系统接口要求等。档案工作人员要积极参与到电子文件系统设计中，与技术人员充分沟通，把功能需求纳入到系统的设计中，实现用户和系统设计人员的有效链接，从而保证电子文件的真实性和可靠性。

　　3.对电子文件形成、积累、鉴定、归档全过程加以管理与监控

　　要建立规范的管理制度和工作程序，并结合相应的技术措施，从电子文件形成开始不问断地对有关处理程序进行管理登记，以保证电子文件的产生处理过程符合规范。采取可靠的安全防护技术措施，保证背景信息和元数据的完整性，为企业生产、建设的现代化管理打下坚实基础。档案管理人员需要全面了解电子文件形成和运行特点。利用专业知识进行科学管理。只有规范人的行为，才能达到最终维护电子文件真实性和可靠性的目的。

　　4.逐步建立一体化的文件、档案信息分类和编号体系

　　在电子文件形成系统与档案管理系统之间，通过具有管理意义或检索作用的分类编号体系，建立起有机联系，为实现电子文件前端控制，为实现网络化、分布式的电子文件、档案管理，为电子文件档案信息的广泛共享和服务任务提供基本工具。档案部门在收集电子文件时，要整合管理多个部门的电子文件，就必须建立一个信息转换中间件，同时注意读写接口的移交以确保电子档案的真实、完整。

　　(四)建立并执行严格的保管利用制度

　　根据国家档案局的标准，建立电算化会计档案保管制度，应选择优质的磁盘介质备份会计档案数据，分离存放备用盘与储存盘；做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作；按类别和一定顺序对数据磁盘、光盘的著录等进行编号，标明时间和文件内容，制作档案管理卡片。

　　总之，电子档案是现代企业的必然产物，大力加强对电子文件的管理，是企业信息管理的重要内容，也是档案管理的一项新课题。