·首先由材料部门根据系统运行MRP的结果释放或建立外协采购需求。
SAP系统根据录入的销售订单及销售预测做出物料需求计划（Material Requirement Planning)，并将结果释放到相应的岗位。生产计划订单被释放到生产部门，由材料主管转换成生产订单，车间具此安排生产。材料采购需求被释放到采购部门。
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·采购部门根据审批后的采购需求建立外协采购定单。
采购需求由相应的领导签字或授权，采购主管根据具体的材料建立不同的采购订单。
在SAP系统中，采购定单主要分为标准定单（Standard PO)、外协加工定单(Subcontractor PO)及委托定单(Consignment PO). 其他的种类可以根据具体需要定义。
不同的采购订单系统处理采取不同的处理方式。标准定单，在收到货物时，系统增加库存中的材料，另一方面增加暂估应付账款。外协加工订单，系统收货时增加库存材料，同时根据BOM冲减库存中的原材料。
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·根据外协采购定单,仓库部门将A、B、C三种材料运送至外协加工商处。
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·材料部门依据外协采购定单及出库单，在系统中将材料从原料库转移到加工商的虚拟库中。
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·加工商加工完成Dummy后送回，由仓库部门验收合格后入库。
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·材料部门根据收货单在系统中进行收货。收货同时，系统自动增加Dummy的库存，并根据收货数量及标准物料清单（Bill of Material）自动计算出该批产品所需的A，B，C材料的标准耗量，并相应的冲减虚拟库存。如果采用移动平均法计算存货，系统会将三种材料的采购价值加上相应的人工费及其他外协费用计算出Dummy的移动平均价，同时将人工费及其他外协费用转到财务模块的应付账款。
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·收到外协加工的发票后，要依据采购订单录入SAP系统。系统首先核对订单的采购数量、实际收到的货物数量与发票的数量是否一致，如果收货数量与发票数量不一致系统则拒绝接受，需要查明差异原因，修改发票或调整货物；如收货数量小于订单数量，系统可以部分收货。大于订单数量则需要修改订单。系统依据发票金额将暂估应付账款科目转为应付账款科目。
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·企业定期的盘点加工商的库存，并与系统中的标准库存相比较。 盘点后编制库存盘点报告，列出实际库存，标准库存及差异。差异分析是非常重要的财务手段，也是实施标准成本体系的财务控制目标。根据物料的差异可以计算每种材料的浪费率。对不同材料的浪费率的分析，可以及时发现并解决生产中的不合理的浪费问题，将浪费率控制在合理范围。
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在图1中，我们可以看到虚拟库中每种材料的总数量、金额、币种等。双击每种材料的条目会进入该材料的明细记录。
图1图2所示，在虚拟库里还可以追溯每一种物料的历史记录，如发货及收货的单据号码、外协订单记录、日期、数量、金额、经手人、会计分录等。单击每一笔历史记录会进入相应的物料移动凭证、物料主数据、供应商信息及会计分录等。
另外一种更高效的方案是应用周期盘点(Cycle Counting)功能，系统根据物料的在生产过程中的重要性，将物料分为A、B、C、D四类，A类产品为最重要，对生产及经营的影响也最大物料，需要经常盘点。 B、C、D次之。运行周期盘点功能后系统产生盘点凭证，按照凭证中所列物料盘点实际库存，将结果录入系统，SAP会比照系统中的库存自动计算差异并进行调整。将外协加工物料纳入全部库存的周期盘点能够更全面、更系统把握库存管理中的核心要素，使资源的利用率达到最高而损耗率降到最低。
本文提出的ERP系统改进外协加工管理的方案在笔者所在的澳瑞凯（威海）爆破器材有限公司实施近一年时间，效果非常明显。只要用户能够按照系统中的要求，定期的跟踪盘点，系统就能够保证库存一直在系统的控制之中，使你能够及时的发现问题，采取措施改进。久而久之，你就会发现花很少精力，却能取得很大的效果。系统数据会越来越精确，系统的可信赖度会越来越高。