数据质量参差不齐是CRM系统实施失败率高企不下的一大常见原因。所幸的是，这一问题不难避免。定义使用规则方能确保CRM实施的成功。

只有包含正确的信息内容，一套CRM软件才能体现其价值。老程序员都知道这么一句话，“垃圾进、垃圾出”。

那么，你该如何避免不完整、不正确、不相关，或过期的数据被录入到CRM系统中呢？

首先，你需要了解哪些人是CRM的主要用户，然后制定一套数据录入制度，并定义使用规则。比如：哪些用户有系统访问权限;哪些用户能创建、添加、修改或删除记录？然后将此信息转交给系统管理员来采取相应的措施。

其次，建立一套制度，在创建记录之前先检查有没有重复数据。在录入数据时是否允许采用缩写方式？比如IBM或I.B.M或InternationalBusinessMachines Inc等。确保输入的一致性能帮助你降低重复的几率。

你的记录及数据多久被创建或备份一次？你的客户地址第一栏是统一填写邮政地址，还是公司实际地址？

进行拼写检查。当有疑问时，及时向客户确认。确认公司名的类型，比如LLC、Inc、PTYLtd等。使用规则来创建新的档案或用户定义栏(UDF)。每当需要建立新的UDF时，先要经过许可。否则重复数据将会渗透到你的系统中。

确保email地址输入正确。这是一个简单，但却常见的错误。如果你的软件不支持，那就建立一套关于如何从邮件中创建记录的制度。

谁负责备份数据库？如果他缺勤或不在办公室，谁来接替他的工作？多久做一次备份？用何种方式进行备份？备份储存在哪里？储存位置或媒介是否安全？

一旦你建立了相应的数据录入制度，确保每名相关人员都了解并遵守该制度。如果有需要的话，每隔三个月或一定时期，就对制度进行一次修订。它能帮助你的员工了解公司想从数据中获得哪些信息来进行更为有效的市场活动，生成更加精确的报表。

不要因为数据质量的问题，而导致CRM系统无法发挥应有的价值。