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提高工作效率的10大原则
神译局 ·  36氪  2019-10-17 9:28:00 职场  编辑:Darren   图片来源:网络
当代快节奏的生活对我们的工作效率提出了越来越高的要求。高效工作意味着减少看手机的次数,把手头的任务按照轻重缓急排好顺序以及找到目标。换句话说,当你有意识地提高自己工作效率时,你就会

当今工作和生活中,来自外部的压力要求我们提高效率,节约时间。当时间等于金钱,工作产出等于绩效时,我们不仅需要工作,而且需要有效率地工作。

在今天这篇文章中,我打算向大家介绍提高工作效率的十个原则。

提高效率可以改善我们工作和生活的平衡、工作满意度、个人成就感和对工作的自豪感。问题是,高效工作说起来容易做起来难。但幸运的是,你可以记住一部分提高效率的办法并将其付诸实践,然后让自己“脱胎换骨”。

1. 记住收益递减法则

每当我们提到工作和效率的时候,要记住并不是越多越好。研究发现,企业业务员工平均使用60种生产力工具来实现效率和工作之间的协作。考虑一下每个员工为了学会每种工具需要多少花费时间,再考虑一下使用这么多工具来完成每一项任务所花费的时间。

这么做从表面上来看似乎将员工培养成了多面手,但其实潜在的精力消耗要远远超过了收益。由此我们就知道了,通过减少使用的工具数量,并精研于一些优秀和易于使用的工具,可以使你的效率显著提升。

2. 减少任务之间的切换

工作过程中最浪费时间的事情之一就是任务切换。任务切换成本是指从一个未完成的任务切换到另一个未完成的任务时所浪费的时间。任务切换会严重分散你的注意力,让你无法长时间地集中精力处理一件任务。当你收到的通知太多时,并感到需要立即处理这些通知带来的问题时,你可能会无意中发现自己的效率大大降低了。

RingCentral的一项研究发现,我们平均每天在不同的任务和工具之间的切换成本是一小时(相当于一年32个工作日)。虽然最小化电子邮件窗口,打开项目管理系统,然后再切换回电子邮件窗口似乎只需要很短的时间,但是想想重新注意力所需要的额外时间,你就知道潜在的损失都在哪里了。在任务转换过程中真正损失的时间和单纯的页面转换关系不大,因为关键在于你的大脑得花多久重新识别新的目标来集中注意力。

与其在浏览器窗口或工具之间切换,不如一次专注于一项任务。如果你需要在某项任务中休息一下,比起重新开始另一项任务来,我建议你不如花点时间喝口水,绕着办公室转一圈,或者把笔记本电脑关掉,暂时不去想那些劳什子。

3. 限制外部干扰

虽然智能手机可能是我们这个时代最伟大的创新之一,但它们有时也会让人觉得是一种祸害。我们很多人都或多或少忍受着手机成瘾的痛苦,我们会发现自己很难完全脱离社交媒体、短信、游戏或任何其他我们经常使用的应用程序和网络程序。“社交控”或者说是“害怕错过”的心理在一定程度上推动了这一趋势,但我们很多人可能只是在浏览Instagram,而不是在工作中处理待办事项。

你的手机可能是你效率低下、拖延太久、似乎无法长时间专注于一件事情的重要原因。因此,你首先需要确定自己沉迷手机的问题有多严重。大多数智能手机上的新功能使你可以看到自己使用屏幕的实际时间,以及你把这些时间用来干什么了。

如果你很难改掉动不动就玩会儿手机这个习惯,可以试试利用屏蔽功能来限制你访问手机上的某些应用程序。这样一来即使你忍不住想玩手机,由于客观条件所限,你也玩不了了。

4. 效率应当由目标驱动

许多人缺乏工作效率的一个重要原因,就是缺乏目标。当我们不仅知道需要做什么,而且知道为什么要做时,我们会变得更有动力。当你努力实现了某个目标时,你可能经常会想到你想要(或需要)实现它的理由。当我们缺乏方向,不理解自己的需求,或者对结果或后续活动感到困惑时,我们就失去了目标感。

我们大多数人都不喜欢忙碌。我们想知道自己所做的一切是为某件事做贡献还是更大的愿景的一部分。当我们在工作中没有了目标时,效率就会直线下降。有时候这些事情是我们无法控制的,但是为了让自己提升效率,试着想想你完成某件事的目标,并把它作为前进的动力。

5. 确定任务的先后顺序

缺乏效率(以及在各种人物之间切换)的一个重要原因是我们可能不知道自己应该先做什么后做什么。为了不再拖延下去并确保你能在重要的事情上取得突破,你需要把手头的事情分个轻重缓急。

根据事情的紧急程度为你手头的任务确定先后顺序可能是一个好的开始,但是通过考虑事情的先后顺序,你可以完全剔除掉那些你发现根本不重要的事情。这么做对于确定需要首先完成的任务以及后续任务也很重要。

你可以建立一套划分轻重缓急的标准来,比如说什么是对你提高效率来说最重要的事情。由于效率这件事是因人而异的,所以有些人会考虑先完成自己最不喜欢的任务,然后再做别的事情。对另一些人来说,把冗长乏味的项目留到最后,可以确保自己动力十足地开始其他事项,你也可以从手头的各项任务中找出更容易或更有趣的任务先完成,让自己有继续下去的动力。

6. 让大家和你合作,而不是跟你作对

我们都经历过毫无意义(或者看不到结束可能)的会议,我们都和团队成员一起工作,他们有时候会让我们觉得还不如自己把所有的事情都做完。这些情况非常常见,但在大多数组织中,合作是必不可少的程序。

为了确保协作项目不会让你和你的工作效率下降,公司内部应该有明确的任务授权,以及一整套工作流程或系统来确保任务的完成和问题的分类。

当你能创造一个能让你的同事或管理团队帮助你提高效率而不是互相竞争来完成工作的环境、并辅之以卓有成效的沟通时,你会发现整个团队的效率会有质的飞跃。

7. 准备好备用方案

工作效率的另一大障碍就是当事情没有按计划进行时缺乏备用方案。在工作中,就像在生活中一样,事情很少会按计划进行。为了在最后期限前完成任务或者保持工作效率,知道当自己的第一个方案失败时接下来该做什么是至关重要的。

如果没有备用方案,我们可能会花很多时间不知所措,绞尽脑汁地想弄明白到底哪里出了问题。然后,我们才会另起炉灶,炮制一个新的解决方案或想出一个新的行动计划。

所以,最好在一开始就做好最坏的打算,就当是确保事情出错时知道该怎么做,或者就当是万一你需要改变计划也可以立即采取行动。

8. 知道该如何衡量效率高低

与大多数其他业务领域一样,你也需要对效率的高低进行衡量。如果你不知道该如何衡量效率,或者至少不知道高效的指标是什么,那么要想知道自己的效率是高是低就不太容易了。

效率的衡量在公司、行业和个人之间差异很大,因为在每个人看来效率并不相同。但是,重要的是要有一个可以衡量的标准,起码你要有一套自己的期望或者评判方法。

它可以是每天减少盯着手机屏幕的时间,在给定时间段内处理尽可能多的任务,或者记下完成单个任务所耗费的时间,然后对不同任务的完成时间进行比较。对于某些组织来说,效率可能就直接等于一定的金钱数量,所以如果可能的话,你也可以尝试计算自己因为效率提升而节省(或挣得)的金钱数量。

9. 少一点盲目乐观

我们都知道那些时间乐观主义者——比如说,总是迟到的人只是因为他们对一项活动需要多长时间没有直观的认知和估计。提高效率还可以是放弃那些我们可能无法实现的承诺,以及对我们的能力、我们的效率以及我们何时能够完成目标有一种更加现实和清醒的认识。

有时候,当你对完成一项任务所需要的时间过于乐观时(这意味着你估计的时间有点少),你会因为完成任务的压力而失去效率。或者,你担心的是任务是否能够完成而不是工作的实际质量。所以,为了提高效率,你不妨更现实地考虑你需要完成哪些活动以及完成这些活动所需要的时间。然后,如果你在更短的时间内完成了任务,你就可以把这件事情从手头的任务清单中删除了。

10. 勤于动手做笔记

你有没有感觉自己哪次会议的经历非常棒而且感觉富有成效?在会议上你非常专注,好像阐释了很多好主意或者制定了不少的行动计划?但后来你以为自己可以把每个细节都记在脑子里,结果第二天醒来,你发现自己忘了所有说过的事情。

把这些事情重新回忆起来不仅对你来说是浪费时间,对其他人来说也是浪费时间,因为他们需要放下手头的工作提醒你你做了什么、说了什么。为了在一次富有成效的会议后马上开始工作,你需要懂得做笔记,并确保当你稍后看这些笔记时,你知道它们的意思以及你需要做什么来完成这些工作。

另一个提高效率的技巧是,当你有了想法时立刻简单地写下来。没有什么比早上在家里喝咖啡,想出一个好主意,然后在午餐时间坐下来花30分钟绞尽脑汁来想起它是什么更令人沮丧的了。只需要花费几分钟的时间记两笔,就可以为你节省大量的工作时间,何乐而不为呢?

高效往往可以归结为减少分心的次数,同时区分好事情的轻重缓急和找到目标。当你有意识地做出决定来提高你的工作效率时,你就会考虑使用何种生产力工具,强调更有效的协作,在以结果为导向的同时还准备好了备用方案。


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